Inloggen
Login met InkopersCafé account Account aanmaken

Premium partners

Gold partners

Silver partners

03
07
Nancy van Bemmel
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
6
Door Nancy van Bemmel
Categorie: Aanbesteden
Soort: ,

Van Nouhuys: 10 grootste frustraties in aanbestedingen

Van Nouhuys: 10 grootste frustraties in aanbestedingen

“We hebben het binnen aanbestedingen ongelofelijk moeilijk gemaakt om elkaar te vinden”, stelt Frederik van Nouhuys, aanbestedingsadvocaat bij Straatman Koster advocaten, op het AanbestedingsCafe LIVE powered by Adjust. Tijdens dit evenement luisterden ruim 60 deelnemers, onder het genot van een hapje en een drankje, naar de advocaat en zijn ’10 grootste frustraties en mogelijke oplossingen in aanbestedingen’.

De frustraties van Van Nouhuys maakte wat los en, hoewel de advocaat vooral aan de kant van de inschrijver staat, ging er soms een vlaag van herkenning door de zaal.

Frustratie 1: Onnodige tijdsklem
“Aanbesteden is ingewikkeld. We maken het nog ingewikkelder door er telkens een tijdsdruk op te zetten, die voor niemand een oplossing biedt. Natuurlijk kun je als aanbesteder zeggen: de markt moet maar zijn best doen om de inschrijving in 30 dagen voor elkaar te krijgen. Maar is dat de manier waarop het moet?”, vraagt Van Nouhuys.

“De tijdsklem geldt onder andere bij het stellen van vragen en bij het opstellen van de inschrijving. Ik kwam laatst een aanbesteding tegen waarvoor je, vanaf het moment dat hij op de markt was gebracht, nog maar 24 uur hebt om vragen te stellen. In paniek stellen inschrijvers allemaal vragen en lezen de stukken niet goed. Of ze denken: laat dan maar. Dat helpt ook niet voor meer begrip. Hetzelfde geldt bij het opstellen van een inschrijving. Ik moet ook wel eens offertes schrijven en mijn beste offertes zijn niet de offertes die zijn geschreven onder hoge tijdsdruk. Als je als aanbesteder goede producten wilt hebben, moet je daar tijd voor geven.”

Frustratie 2: Gebrek aan informatie
“Er is maar één vragenronde en als de inschrijver de vraag niet gesteld heeft, dan is de houding van de aanbesteder: jammer, had u maar beter op moeten letten. Deze houding is erg offensief. Het leidt niet tot het daadwerkelijk bezig zijn met elkaar begrijpen.”

“Uiteindelijk probeer je contractpartner van elkaar te worden. Laten we dan in ieder geval met een andere mentaliteit beginnen. Uiteindelijk pleit ik voor veel meer aanbestedingen met de onderhandelingsprocedure, waarin je in twee stappen tot een definitieve offerte komt. Op de eerste offerte kun je nog gewoon feedback ontvangen, zodat je van elkaar ziet wat je wel en niet begrijpt. Daarna stel je pas de definitieve versie op. Het gaat om het eindresultaat.”

Frustratie 3: Stemmen met de voeten
“Waarom zit in zoveel aanbestedingen toch de mentaliteit: als het je niet bevalt, dan schrijf je maar niet in”, vraagt Van Nouhuys. “Voor heel veel inschrijvers geldt namelijk dat ze niet zoveel keuzes hebben. Ik vind, en dat is een verwijt aan de wetgever, dat er vrij weinig oog is voor de lastige positie waarin de inschrijver tijdens de aanbestedingsprocedure zit. Aan de ene kant moet je proactief zijn en al je bezwaren kenbaar maken. Aan de andere kant wil je ook voorzichtig zijn, want anders krijg je de opdracht niet. Het is een oproep aan het ministerie van EZ en de wetgever om hierover meer op te nemen in de wet en regelgeving.”

Frustratie 4: Gebruiksvriendelijkheid TenderNed
“De wetgever kiest ervoor om alles in één systeem te gooien. Het gaat om veel geld en er zijn heel veel mensen die ermee om moeten gaan. We bedenken een systeem, dat eigenlijk niet doet wat het moet doen. Als het niet werkt: dan heeft de inschrijver pech gehad. Had je maar eerder moeten beginnen. De overheid en wetgever zouden aan dit systeem meer aandacht moeten besteden. Het moet een vriendelijk, snelwerkend en toegankelijk systeem zijn. Dat draagt bij aan goede communicatie.”

Frustratie 5: Niet onderscheidende gunningscriteria
“De wetgever vindt EMVI heel belangrijk. We willen per sé dat er op meer dan prijs wordt gegund. Dat vind ik heel moeizaam. We zouden veel vaker eerlijk tegen elkaar moeten zijn en zeggen: jongens, dit is gewoon een kwestie ‘wie doet het voor het minste geld’. Veel andere componenten zijn er soms niet. Dan is het des te frustrerender dat je denkt op kwaliteit te worden afgerekend, terwijl de gunningscriteria niet onderscheidend zijn en dus uiteindelijk de prijs de doorslaggevende factor is.”

Frustratie 6: Marktconformiteitsdiscussie
“Puur kijkend naar het aanbestedingsrecht is er niets mis met een lage inschrijving. Als hij abnormaal laag is, kun je het toetsen en als het een slecht verhaal is, leg je het terzijde. Wat er nu echter gebeurd, is dat in veel aanbestedingen wordt gezegd: uw aanbieding moet marktconform zijn. Dat is een ongelofelijk lastige bepaling, die altijd tot ellende leidt, want wat is marktconform? Dit is niet te meten.”

Frustratie 7: Concretiseringsfase BVP
“Het uitgangspunt bij Europese aanbestedingen is dat er een aanbod ligt van meerdere partijen, deze beoordeel je, en dan zeg je: aanbod aanvaard. Daarmee heb je een overeenkomst. Dus het aanbod dat er ligt, is voldoende concreet om te worden aanvaard. Daar hoort helemaal geen concretiseringsfase achteraan te komen, zoals bij BVP. Als je niet weet wat de offerte inhoudt, dan is er geen aanbod gedaan en ben je in strijd met de wet een gunningsbeslissing aan het doen”, aldus Van Nouhuys.

Frustratie 8: Intrekken aanbesteding na voornemen tot gunning
“Ook hier is de discussie: mag het? Ja, het mag. Maar fatsoenlijk is het niet. Als de aanbestedende dienst de offertes opent en denkt: ojee, ze hebben het helemaal verkeerd begrepen. Dat is het moment, en wat mij betreft het laatste moment, waarop je de stekker eruit kunt trekken. Maar ik vind het niet kunnen dat je een voornemen tot gunning uit en dan toch zegt: het moet anders, we gaan het opnieuw bedenken en over twee jaar besteden we misschien weer opnieuw aan.”

Frustratie 9: Gebrek aan motivering gunningsbeslissing
Veel motiveringsbrieven zijn volgens Van Nouhuys erg summier. Dit zorgt voor onnodige rechtszaken en proceskosten. “Durf in je brieven meer inhoud te vertellen, want prijzen en inhoud van offertes is doorgaans niet bedrijfsvertrouwelijk. Communiceer daarover. Het is gezonde marktwerking en bij de volgende aanbesteding kan iedereen weer een stapje hoger gaan.”

Frustratie 10: Handhaving te beperkt
“Er is geen aanbestedingspolitie. Gelukkig maar. Maar dat nu accountants een deel van de handhaving zijn, is volstrekte willekeur en niet de juiste discussie. Het wordt daarnaast voornamelijk aan de markt overgelaten. De rechter kijkt er alleen naar als het écht misgaat. Een toets die niet gedaan wordt, is of het gegaan is zoals we het ons hadden voorgesteld.”

AanbestedingsCafe LIVE powered by Adjust is onderdeel van een reeks events dat Adjust en AanbestedingsCafe.nl met elkaar organiseren. De volgende editie vindt in september plaats. Wil je van de volgende sessies op de hoogte blijven? Mail dan naar redactie@aanbestedings-cafe.nl.

Nancy van Bemmel
Door Nancy van Bemmel
Nancy van Bemmel is een gedreven journalist. Voor AanbestedingsCafe.nl zet ze zich graag in om inkopers snel van het allerlaatste nieuws te voorzien. Heeft u tips voor Nancy? U kunt haar mailen via: nancy@aanbestedings-cafe.nl

Reacties:

  • Bart Meindersma | 04-07-2017 om 22:41

    @7: gunningsbeslissingen binnen BVP vallen (vaak) aan het einde van de concretiseringsfase. Kleine, maar niet onbelangrijke nuance.

    • Theo van der Linden | 05-07-2017 om 11:02

      Dat maakt het eigenlijk alleen maar meer onrechtmatig. Als de concretiseringsfase vóór de voorgenomen gunning zit dan lijkt mij dat in strijd met het gelijkheidsbeginsel. Eén partij krijgt dan immers de kans om zijn plan uit te werken en de andere niet.
      Ik denk dat Van Nouhuys volledig gelijk heeft. De concretiseringsfase van het BVP past hoe dan ook niet bij de aanbestedingsregelgeving.

  • H. Keulen | 05-07-2017 om 11:58

    Jammer dat altijd de nadruk ligt op frustraties, wat is er mis mee om ook eens te goede voorbeelden voor het voetlicht te brengen? Architectuur Lokaal deed dat een aantal jaren geleden door een boekje uit te brengen “Zo kan het ook”. Mooi toch?

  • Marco van der Spek-Stikkelorum | 05-07-2017 om 12:17

    Mooie oproep Huub,
    De gebruiksvriendelijkheid binnen andere tendersystemen zoals bijvoorbeeld aanbestedingskalender zijn goed in staat om bijvoorbeeld een dynamische nota van inlichtingen te ondersteunen. Aanbestedende diensten hebben keuzes maar maken die vaak niet omdat er enkel gekeken worden naar de algemene route. Dat voor wat betreft een technisch positief voorbeeld. Qua begrip en houding zie in ook positieve ontwikkelingen. Er komen steeds meer inkopers die een zgn businessmind hebben en de doelstellingen en belangen van de verschillende stakeholders afwegen en daarna de juiste ondersteuning bieden om via inkoop deze doelstellingen te realiseren. Ik zie voornamelijk in het sociaal domein mooie voorbeelden waarbij marktconsultatie en dialoog met aanbieders tijdens de uitvoering als gebruikelijk worden beschouwd om vanuit een doorlopende focus de gezamenlijke doelstellingen te bereiken. Dat er gedurende het proces van inkoop en samenwerking verschillende belangen zijn hoeft mijn inzien geen enkel beletsel te zijn om constructief middels verschillende mogelijkheden met elkaar in dialoog te blijven 🙂

  • Ard den Outer | 07-07-2017 om 17:19

    Hoog tijd dat doelmatigheid meer aandacht krijgt in de afweging rond een marktbenadering. De ruimte die rechtmatigheid biedt, is veel groter dan de dogmatische procedures die worden opgesteld om zgn. geen risico te lopen. Volgens mij biedt motiveren (op basis van doelmatigheid) veel ruimte en heeft veel draagvlak bij de markt.
    Een andere kant is – laten we eens stoppen met klagen over de beperking van aanbesteden en contractvormen, als het gaat om te komen tot een goede samenwerking tussen markt en opdrachtgever. In Ierland / Engeland geweest en daar is het “not done” om te gaan zitten zeuren over de kaders die zijn ontstaan tijdens de aanbesteding en as gevolg van contractkeuzen – escaleren is gezichtsverlies. Daar kunnen we in Nederland ook wel wat meer van hebben.

    Altijd ontvankelijk voor feedback – Ard den Outer

    p.s. Dat laatste gaat absoluut niet over het schoonvegen van het straatje van de opdrachtgever. Het gaat over de manier waarop opdrachtgever én markt in het feestje van een opdracht zich gedragen.

  • Dirk Jan Brakel | 14-07-2017 om 12:39

    Omdat prijs bijna altijd het doorslaggevende criterium is zoek je als inschrijver dus de randen op. Ik heb 1 x aan een aanbestding meegedaan waarbij de opdrachtgever een budget opgegeven had en een lagere prijs nauwelijks extra punten opleverde. Extra kwaliteit juist wel. Dat gaf een hele nieuwe en bijzondere dynamiek. Het hele bedrijf inclusief de directie ging nadenken of we niet nog iets extra’s konden bieden voor weinig extra interne kosten. Zelfs de CFO ging actief meedenken.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.