Onrechtmatigheid Inkoop Politie zit in ICT, Personeel en Vervoer

De Politie heeft in 2016 voor 316 miljoen onrechtmatig ingekocht. Dit bedrag is ten opzichte van 2015 gestegen, toen was het nog 298 miljoen euro. Het totale inkoopbudget van de Politie is 1,4 miljard euro. Meer dan 22 procent van het budget wordt dus niet rechtmatig ingekocht. Hoe komt dat? We vroegen dit aan woordvoerders van de Politie en het Ministerie van Veiligheid en Justitie.

In welke inkoopcategorieën zitten de meeste problemen?“Onrechtmatige inkoop komt met name voor in de categorieën ICT, Personeel (inhuur) en Vervoer. Dit vloeit voort uit meerdere factoren, waaronder nog ontbrekende contracten, verlopen contracten, bundeling van heel veel kleine opdrachten, bestellingen buiten het contract en dergelijke. Onrechtmatig wil zeggen dat niet de juiste inkoopprocedure is gevolgd om een contract tot stand te brengen. Een voorbeeld: vooraf worden de kosten van een opdracht geraamd op 47.000 euro. Dan kan het opvragen van één offerte voldoende zijn. Na uitvoering van de opdracht blijkt dat de totale prijs is uitgekomen op 50.000 euro. Dan zouden in principe drie offertes moeten worden opgevraagd. Deze opdracht wordt dan met terugwerkende kracht onrechtmatig verklaard”, verklaarde de Politie tegenover AanbestedingsCafe.nl.

Structurele problemen
De grootte van het bedrag doet denken dat er structureel iets misgaat. Er worden veel verbeteringen doorgevoerd, maar hiervan is nog weinig in de resultaten terug te zien. Hoe komt dat? “Na de omvorming van 26 politiekorpsen tot 1 nationale politie, welke in 2012 in gang is gezet, moet bijna alles Europees worden aanbesteed. Er is tijd nodig om die berg aan aanbestedingen weg te werken”, laat de woordvoerder weten. “Het inkoopbeleid en de governance voor het inkoopstelsel zijn vastgesteld, het aantal afgeronde aanbestedingen is omhoog gegaan en het proces met betrekking tot de uitvoering van de aanbestedingskalender is verbeterd. Een groot aantal omvangrijke contracten is echter te laat geïmplementeerd met als gevolg verlopen contracten. Dit heeft een forse impact op de onrechtmatigheid.”

Dynamisch Aankoopsysteem: onrechtmatig?
De Politie is in 2016 overgegaan op een nieuwe aanbestedingsvorm: het Dynamisch Aankoopsysteem (DAS). Dit heeft de organisatie ingevoerd, omdat de 2B diensten vervielen naar aanleiding van de nieuwe aanbestedingsrichtlijnen. Daardoor kon de Politie niet meer zijn vertrouwde marktplaats gebruiken. Met het DAS moeten partijen zich eerst kwalificeren, waarna de inschrijvers een uitvraag voor inhuur krijgen toegestuurd. De politie heeft vervolgens gesprekken met de drie tot vijf best gekwalificeerde kandidaten. In het rapport zegt de Politie in te zien dat het strikt genomen niet is toegestaan om gesprekken te voeren met de kandidaten, maar dat ze het toch als rechtmatig beschouwen. De woordvoerder ligt toe: “Aanbestedingsjuristen hebben hier verschillende meningen over. De ene jurist is van mening dat ieder artikel in de Aanbestedingswet afzonderlijk gelezen moet worden. De andere jurist is juist van mening dat je bepaalde artikelen in samenhang moet beschouwen. In het laatste geval zou het DAS wel rechtmatig zijn. Gezien het feit dat deze juridische discussie nog loopt, zijn deze uitgaven voorzichtigheidshalve als onrechtmatig geboekt. Het gaat om 2 miljoen euro over 2016.”

Keuze tot onrechtmatigheid
In het jaarverslag staat dat de politie zijn administratieve systemen aan het verbeteren is om de uitkomsten van de financiële rechtmatigheid nauwkeuriger te kunnen berekenen. Dit is erop gericht om al bij het voornemen tot het plaatsen van een bestelling duidelijk te maken dat de inkoop onrechtmatig zal worden, waardoor vroegtijdig een ander besluit kan worden genomen, dan wel in urgente gevallen bewust tot een onrechtmatige inkoop kan worden overgegaan. In welke gevallen wordt er bewust gekozen voor een onrechtmatige inkoop? “Als er operationele noodzaak is die geen uitstel kan verdragen”, reageert de Politie. “Dan kan worden besloten om af te wijken van de inkoopregelgeving. Een inkoper mag die afweging zelf niet maken. De directeur Politiedienstencentrum of de Chief Procurement Officer beoordelen afwijkingsverzoeken en spreken hierover een oordeel uit.”

Onderzoek naar onrechtmatigheid
Het ministerie van Veiligheid en Justitie is ook om een reactie gevraagd, maar die wil weinig kwijt over de kwestie. Zij zien dat er bij de Politie veel aandacht is voor het verlagen van de onrechtmatigheid. “Ondanks de genomen verbetermaatregelen is de financiële onrechtmatigheid niet verminderd. Daarom laat de Korpschef in afstemming met het ministerie onderzoek doen om tot de kern van de problematiek van de financiële onrechtmatigheid te komen. Het rapport wordt uiterlijk in het eerste kwartaal van 2018 opgeleverd aan de Korpsleiding en de Minister”, aldus het ministerie.