“Ontwikkel E-aanbesteden Light voor opdrachten onder de drempel”

Vanaf 1 juli 2017 is e-aanbesteden verplicht voor alle opdrachten boven de Europese drempelwaarden. E-aanbesteden zou juist voor aanbestedingen onder de drempel om efficiencyredenen nuttig kunnen zijn. “Hiervoor zijn de systemen echter veel te gecompliceerd”, stelt Jan Telgen, hoogleraar inkoopmanagement voor de publieke sector.

“We hebben in Nederland ongeveer honderd keer zoveel kleine opdrachten als grote aanbestedingsplichtige opdrachten”, verklaart de hoogleraar. “De verplichting om elektronisch aan te besteden wordt voor grote opdrachten ingevoerd en de kleintjes zijn hier de dupe van. In systemen van grote partijen, zoals TenderNed of een aantal commerciële partijen, kan bijna alles. Van rechten toekennen, aspecten wijzigen tot de planning veranderen. De systemen worden zo groot gemaakt, dat je een opleiding nodig hebt om het te kunnen gebruiken. Daarnaast kost het veel tijd om alle aspecten in te vullen, wanneer je aan een aanbesteding wilt beginnen.”

Gecompliceerd
“Een juf op de lagere school heeft bijvoorbeeld een doos krijtjes nodig. Dit is geen aanbestedingsplichtige opdracht. Ze moet in een e-aanbesteden systeem echter wel invullen wie haar teamleden zijn, wie welke rechten heeft, waar de dossiers bewaard worden, et cetera. Ze is zo een paar uur bezig met het instellen van de software. Dat vind ik jammer. Juist voor kleine opdrachten, zoals die doos krijtjes, zou een simpele versie van e-aanbesteden nuttig zijn.”

“Voor opdrachten boven de drempel is het niet zo’n probleem dat het systeem lastig in gebruik is. Stel je hebt een opdracht van tien miljoen euro en je spendeert duizend euro aan het inrichten van het systeem. Dat maakt dan niet zo veel uit. Op het moment dat je een simpel, goedkoop product inkoopt, wil je met zo min mogelijk tijd en geld klaar zijn. Dan gaat het wel uitmaken dat het systeem zo ingewikkeld is.”

TenderNed Light
“E-aanbesteden zou ook voor kleine opdrachten, vanwege efficiency redenen, gebruikt kunnen worden. Ik zie helaas dat de systemen die nu ontwikkeld worden veel te ingewikkeld zijn. Er zou zoiets moeten komen als ‘TenderNed Light’, waar je als juf in vijf minuten offertes van krijtjes kan opvragen.”

Telgen geeft aan dat andere Europese Landen in dit opzicht vooruit lopen. Maar ook komen her en der nieuwe benaderingen naar voren. “In Zweden bestaat al een leuk systeem”, stelt hij. “Wanneer de aanbestedende dienst stoelen wil kopen, zet hij deze vraag uit in de markt. Dan krijgt hij bijvoorbeeld 25 aanmeldingen. Deze worden gecontroleerd en de serieuze leveranciers krijgen vervolgens een wachtwoord voor een website. Op deze website kunnen ze een formulier invullen. Dit formulier bevat vragen, zoals: Hoe duur zijn uw stoelen? Wat is de levertijd? Wat is de garantietermijn? Zijn de leuningen verstelbaar? Enzovoorts. De leverancier vult dit allemaal in en ziet onderaan het formulier hoeveel punten hij heeft behaald. Zo is het gelijk duidelijk wat de aanbesteder belangrijk vindt. Vervolgens kan de leverancier het aanbod verbeteren, door bijvoorbeeld de prijs te verhogen, sneller te leveren, de verstelmogelijkheden te beperken en de prijs te verlagen. Hij kan van alles proberen om zijn puntenaantal omhoog te krijgen. Als iedere aanbieder de offerte verstuurd heeft, hoeft de aanbestedende dienst slechts op één knop te drukken om te zien wie er gewonnen heeft. Dit is één van de mogelijkheden van elektronisch aanbesteden.”

Strijd om de extra’s
In Nederland bestaat zo’n systeem nog niet. Telgen verwacht dat deze extra’s in de softwaresystemen het verschil gaan maken. “Ik denk dat er een strijd gestreden gaat worden over de extra’s. Zowel in de uitgebreidere versie, als in de lightversie, liggen hier nog kansen voor commerciële partijen. Uiteindelijk gaat het in Nederland over vijfduizend aanbestedingen boven de drempel en honderdduizenden opdrachten onder de drempel. Het is natuurlijk veel interessanter om die honderdduizenden opdrachten in een systeem te hebben”, concludeert de hoogleraar.