Magnifying glass Close

Adblocker is geactiveerd!

Op deze website worden advertenties getoond. Van de advertenties wordt de redactie betaald. De redactie verzorgt het nieuws op deze website. Zonder advertenties geen nieuws. Zou je je adblocker daarom willen uitschakelen

Onweerstaanbaar inschrijven doe je zo

In de meest recente aflevering van podcast De Gunningsfactor zaten we op de stoel van de inschrijver. Waar moet je als inschrijver op letten om een aanbesteding binnen te halen? En hoe schrijf je een winnende offerte? Tenderexpert Marco Visser en offertedeskundige Natasja Hoogenboom geven tips. Op tijd beginnen, goed lezen, je verdiepen in de klant en chaos voorkomen zijn essentieel.

“Organisaties worstelen vooral met het vertalen van hun brede kennis en expertise, om die terug te brengen naar de essentie van de eisen en wensen van de aanbestedende dienst”, zegt Visser. Hij is mededirecteur van TenderSucces, dat bedrijven bij Europese, nationale en commerciële aanbestedingen begeleidt. Hij raadt inschrijvers aan de uitvraag goed te doorgronden. Het is zaak de vraag achter de vraag te vinden, de uitvraag vervolgens zo SMART mogelijk op papier te krijgen en te onderbouwen. “Als je dat goed of excellent doet, dan haal je ook de hoog mogelijkste score.”

Start op tijd

Op tijd beginnen is volgens Visser ook verstandig, net als de in te dienen documenten goed controleren en zorgen voor een tegenlezer. Door documenten te dubbelchecken en het vierogenprincipe toe te passen, kun je uitsluiting voorkomen. “Pak de aanbesteding gelijk op zodra de aanbesteding wordt gepubliceerd. Zo ben je altijd op tijd om vragen te stellen. In de praktijk start men pas als de vragenronde voorbij is en dan ben je niet meer in staat om de vragen die je hebt beantwoord te krijgen en zo ben je ook niet in staat om de beste inschrijving te doen.” Dat ziet ook Natasja Hoogenboom. Zij helpt bedrijven goede offertes op te stellen en schreef het boek Experttips voor onweerstaanbare offertes. “Veel mensen beginnen te laat met lezen. Dan is de eerste vragenronde al voorbij. Begin dus echt in de week na publicatie met goed lezen.”

Proportionele uitvraag

Tegelijkertijd kan een aanbestedende dienst ook bijdragen aan een goede aanbesteding. Volgens Visser staan er vaak tegenstrijdigheden in aanbestedingsdocumenten. “Wat een aanbestedende dienst kan doen om inschrijvers te helpen, is de aanbestedingsdocumenten met aandacht samen te stellen.” Ook is de uitvraag lang niet altijd proportioneel. “Dat levert heel veel frustraties op. Dat komt de aanbestedende dienst niet ten goede omdat de kans bestaat dat de beste partij afhaakt of niet goed weet hoe ze de vraag moeten beantwoorden terwijl ze de beste oplossing hebben.”

SMART inschrijven

Hoogenboom ziet dat inschrijvers vaak zo snel mogelijk willen starten met schrijven. Ze raadt inschrijvers aan zich eerst goed te verdiepen in de wensen van de aanbestedende dienst. “Het is handig om je vooraf goed te verdiepen in de klant. Wat zijn hun doelstellingen? Wat moet er gebeuren?” Daarnaast is het slim om uniforme documenten paraat te hebben, zoals een implementatieplan of klachtenprocedure. Zo hoef je het wiel niet steeds opnieuw uit te vinden. En de offerte zal onweerstaanbaar moeten zijn. SMART inschrijven draait volgens Hoogenboom daarom vooral om het maken van een aantrekkelijke en realistische offerte. “Dat is voor mij SMART inschrijven op aanbestedingen: zorgen dat het duidelijk en helder, maar ook aantrekkelijk is.”

Er zijn meer dingen die volgens Hoogenboom beter kunnen. Zo heeft lang niet iedere organisatie door dat contracten in het komende jaar aflopen. “Dat is hét moment om langs te gaan en te kijken wat er speelt.” En als je dan eenmaal start met schrijven is het verstandig voldoende aandacht te schenken aan het begin van de offerte en de vormgeving. Klanten waarderen een mooie vormgeving en een beeldende manier van schrijven in een offerte. “We denken in aanbestedingsteksten vaak dat we zakelijk moeten zijn, maar in sommige onderdelen kun je best storytelling verwerken. De lezer ziet meteen voor zich wat er geleverd gaat worden.” Hoogenboom ziet veel offertes voorbijkomen die starten met een weinig inspirerende zin of alinea. “Aan het begin kun je de klant in de ja-modus zetten. Laat dáár al zien dat je begrijpt wat er nodig is.”

Een helder hoofd

Ten slotte heeft Hoogenboom nog een verrassende tip. “Zorg goed voor jezelf als inschrijver. Ik merk dat ik aan een offerte kan zien dat het chaos is in het hoofd is van de inschrijver. Chaos in de offerte is chaos in het hoofd. Met een helder hoofd schrijf je veel betere teksten.”

Luister de hele aflevering hieronder terug. Andere afleveringen terugluisteren? Dat kan hier.

Partner van Aanbestedingscafé:
Partner van Aanbestedingscafé:

Reacties

Partner van Aanbestedingscafé:
Sluiten

Inloggen met

of met e-mailadres