Magnifying glass Close

Adblocker is geactiveerd!

Op deze website worden advertenties getoond. Van de advertenties wordt de redactie betaald. De redactie verzorgt het nieuws op deze website. Zonder advertenties geen nieuws. Zou je je adblocker daarom willen uitschakelen

Onzekerheid

Aanbestedende diensten zijn, over het algemeen, politieke organisaties. Dit betekent dat zij een scala aan belangen dienen. Belangen die ook nog, afhankelijk van politieke orientatie, op verschillende manieren zijn te interpreteren en waarderen. Als er al een waarheid bestaat voor politieke organisaties, dan is het dat “de” waarheid niet bestaat. Op basis van maatschappelijke ontwikkelingen en de waardering daarvan, kunnen politieke organisaties “opeens” nieuwe wegen inslaan. Het politieke bedrijf is dus onzeker. En ook inkopers en aanbesteders krijgen te maken met die onzekerheid. Voor een beroepsgroep die notoir van structuur houdt en zijn fundament in de bedrijfskunde heeft, is deze onzekerheid vaak maar moeilijk te verkroppen. De vraag is dus: hoe kunnen inkopers en aanbesteden met deze onzekerheid omgaan? Het antwoord is meer en beter communiceren, meer ruimte geven aan relaties en meer oog hebben voor context.

Onzekerheid betekent, zoals het woord al zegt, dat zekerheid afwezig is. Dat gebrek aan zekerheid komt voort uit inhoud, uit interactie en uit context. Vaak uit alle drie tegelijkertijd, zeker in politieke organisaties.

Zoveel mensen en organisaties, zoveel referentiekaders en verschillende talen. En nergens zoveel referentiekaders en talen als in politieke organisaties. Dit is de kern van inhoudelijke onzekerheid. Mensen gebruiken dezelfde begrippen voor iets anders. Of zij gebruiken andere begrippen voor hetzelfde. Inhoudelijke onzekerheid gaat dus over de vraag: bedoelen we hetzelfde? Inkopers en aanbesteders krijgen met inhoudelijke onzekerheid te maken als het gaat om opdrachtnemers, maar zeker ook om “interne klanten”. Wat een bestuurder doelmatig vindt, kan wat anders zijn dan wat de NEVI je leert. En wat een leverancier rechtmatig vindt, kan wat anders zijn dan wat die ene leergang je heeft bijgebracht. Inhoudelijke onzekerheid kun je alleen managen door goed te communiceren. Een eerste stap is dan luisteren. Wat bedoelt de ander? En dan doorvragen. Om uiteindelijk samen begrippen te definieren en zo een gelijke taal te creeren. Alleen vanuit een gelijke taal is het mogelijk samen te werken aan oplossingen.

Al die mensen en organisaties met hun eigen referentiekaders en talen reageren op elkaar. Interacties zorgen voor acties en reacties. Omdat iedereen op elkaar reageert vanuit eigen doelen, percepties en belangen, ontstaan onvoorspelbare situaties. Dit is de kern van sociale onzekerheid. Sociale onzekerheid, onzekerheid op basis van interactie, gaat dus over de vraag: hoe reageren mensen? Voor inkopers en aanbesteders speelt sociale onzekerheid, net als inhoudelijke onzekerheid, zowel in de eigen organisatie als daarbuiten. Interne klanten reageren niet alleen op die prachtige inkoopstrategie die is opgesteld, maar ook op college-beleidsmedewerkers, bestuurders, politici en belangengroepen. Soms zelfs als de strategie al in de uitvoering zit. Opdrachtnemers reageren niet alleen op dat prachtige contractmanagement, maar ook op de wijze waarop banken omgaan met hun kredietverstrekking, nieuw uitonderhandelde cao’s en het stijgen van de waarde van de aandelen. Opeens vinden ze een boete of sanctie wel even prima. Sociale onzekerheid kun je alleen managen door niet alleen oog te hebben voor de inhoud, maar ook voor de relatie. Door de percepties, doelstelling en belangen van de ander te achterhalen, is beter in te schatten hoe die reageert op wijzigende omstandigheden.

Geschreven en ongeschreven regels bepalen de manier waarop we zaken kunnen doen met elkaar. Deze regels bepalen de context. Geschreven regels bestaan uit wetgeving, beleidsstukken, protocollen. Ongeschreven regels zijn lastiger te duiden. Het gaat dan om culturele patronen en etiquette. Regels noemen we ook instituties. Regels, en dus ook insituties, kunnen elkaar soms tegenspreken. Dit is de kern van institutionele onzekerheid. Institutionele onzekerheid gaat over de vraag: wat mag wel en wat mag niet? Ook voor deze laatste vorm van onzekerheid geldt dat deze voor inkopers en aanbesteders zowel in de eigen organisatie als daarbuiten opgeld doet. Intern is er inkoopbeleid. Extern is er de Aanbestedingswet. Intern is het “done” om de wethouder even in te lichten als je bepaalde partijen gaat afwijzen. Extern is het “not done” om vooraf even te bellen dat een afwijzingsbrief eraan komt. Institutionele onzekerheid manage je door steeds bij te houden aan welke formele regels je moet houden, maar ook je bewust te zijn van de ongeschreven regels. En je daaraan te houden.

Inkopers en aanbesteders werken vaak in politieke organisaties. En hebben daarom te maken met onzekerheid die voortkomt uit inhoud, uit interactie en uit onzekerheid. Zij kunnen deze managen door beter te communiceren, meer ruimte te geven aan relaties en meer oog te hebben voor context.

Partner van Aanbestedingscafé:
Partner van Aanbestedingscafé:

Reacties

Partner van Aanbestedingscafé: