Magnifying glass Close

Adblocker is geactiveerd!

Op deze website worden advertenties getoond. Van de advertenties wordt de redactie betaald. De redactie verzorgt het nieuws op deze website. Zonder advertenties geen nieuws. Zou je je adblocker daarom willen uitschakelen

Overheidsopdrachten: wel of niet clusteren?

Inkopen is keuzes maken. Als overheidsinkoper heb je te maken met verschillende, soms zelfs conflicterende belangen. Wat kies je? Welk belang weegt zwaarder? En hoe bepaal je dat? Deze vragen spelen bijvoorbeeld een rol bij het clusteren of splitsen van overheidsopdrachten. Door de vele klachten en procedures over clusteren, lijkt het in de basis een juridische kwestie. In dit blog laat ik zien dat de keuze toch vooral een inkooptechnische vraag is. Niet alleen rechtmatigheid, maar juist doelmatigheid is bepalend.

Clusteren: hoe zit dat?
Clusteren is het samenvoegen van twee of meer opdrachten om deze als één aanbesteding in de markt te zetten. De Aanbestedingswet 2012 (Aw 2012) stelt hier een aantal voorwaarden aan. Zo mogen opdrachten niet ‘onnodig’ worden samengevoegd (1). Door de vele rechterlijke uitspraken en adviezen van de Commissie van Aanbestedingsexperts hierover, lijkt het vooral een juridische kwestie. Toch is dat niet zo. Eigenlijk moet de discussie beginnen met de vraag of er überhaupt sprake is van meerdere opdrachten. Is dat niet het geval? Dan is er ook geen sprake van clustering.

Is het één opdracht?
Het is dus belangrijk om vooraf te onderzoeken of er sprake is van één of meerdere opdracht(en). Dat lijkt simpel, maar in de praktijk blijkt het een stuk complexer. Er is bijvoorbeeld geen wetsartikel dat bepaalt welke verschillende producten of diensten gelijksoortig zijn. In de inkoopwereld zijn er wel indelingen gemaakt die de mate van homogeniteit tussen verschillende productgroepen of diensten aangeven. Bovendien hebben gelijksoortige producten of diensten vaak dezelfde begincijfers in de toegekende CPV-codes. Daarnaast zijn er andere manieren om de homogeniteit van een product of dienst te bepalen. Je kunt dit ook bepalen aan de hand van een aantal vragen.

Vragen die je kunt stellen:
• Hebben de diensten of producten dezelfde functie of dienen ze hetzelfde doel? Met andere woorden: zijn ze qua inhoud soortgelijk en is er sprake van een samenhangende opdracht?
• Wordt in de inkoopbehoefte voorzien door dezelfde leverancier?
• Is er sprake van één kostensoort en/of vallen ze in dezelfde productcategorie?
• Vertonen de afnemers van de diensten of gebruikers van het product veel overeenkomsten?
• Vallen de producten in dezelfde kwadrant binnen de Kraljic matrix?

Is het antwoord op de meeste vragen ‘ja’? Dan kun je spreken over één opdracht. De opdracht kan dan via één aanbestedingsprocedure in de markt worden gezet. De discussie over een clusterverbod vervalt daarmee automatisch. De praktijk leert bovendien dat juridische toetsing van art. 1.5 Aw 2012 meestal achterwege blijft als vooraf duidelijk is dat het om één opdracht gaat (2). Is het antwoord op de meeste vragen ‘nee’? Dan gaat het om twee of meer opdrachten.

Wat is de inkoopbehoefte?
De korte vragenlijst hierboven geeft een goede eerste indruk. Voor nader onderzoek, kijk je ook naar de inkoopbehoefte. Is dat wat wordt ingekocht voor de hele organisatie bestemd, maar met verschillend gebruik per afdeling? Denk bijvoorbeeld aan een ICT-oplossing die op verschillende manieren wordt ingezet. Dan kan het toch gaan om een ongelijksoortige opdracht. Wordt er juist ingekocht voor één specifieke afdeling? Dan is de kans groot dat het gaat om een gelijksoortige opdracht.

Wat zegt de markt?
Tot slot kijken we naar de markt. Is de inkoopbehoefte reëel? En kan deze worden voorzien door één leverancier? Als er intern genoeg kennis in huis is, is deskresearch voldoende. In de praktijk wordt er vaak gekozen voor een combinatie van desk- en fieldresearch. De gedachte is dat de markt beter op de hoogte is van de laatste ontwikkelingen.

Na de interne analyse én de marktconsultatie heb je voldoende kennis om te bepalen of het om één of meerdere opdrachten gaat. Bovendien kun je hierna beter onderbouwen waarom ervoor is gekozen om de opdrachten samen te voegen (3). De beslissingsboom hieronder geeft een weergave van de homogeniteitsvraag, waarbij geldt hoe meer vragen met ja kunnen worden beantwoord hoe waarschijnlijker het is dat er sprake is van homogeniteit.

De inkoopbehoefte bepaalt
Onnodige samenvoeging komt regelmatig voor. Een overheidsorganisatie zet een opdracht geclusterd in de markt, maar na toetsing blijkt het om twee of meer opdrachten te gaan. Er is dan onterecht geconcludeerd dat de inkoopbehoefte homogeen is. Om ingewikkelde procedures te voorkomen, is het belangrijk om gedegen vooronderzoek te doen. Daarbij wordt gekeken naar de interne behoefte en het karakter van de markt. De uitkomst van het onderzoek bepaalt de keuze om wel of niet te clusteren. Hierdoor is clusteren niet zozeer een juridisch vraagstuk, maar vooral een inkoopaangelegenheid.

Voetnoten:
1. Aanbestedingswet 2012, artikel 1.5 lid 1.
2. Zie onder meer de uitspraken Gerechtshof Arnhem-Leeuwaarden 13 januari 2015; Gerechtshof Den Haag 9 juni 2015; Gerechtshof Den Bosch 1 december 2015.
3. Aanbestedingswet 2012, artikel 1.5 lid 2.

Adjust is Partner van Aanbestedingscafe.nl.

Partner van Aanbestedingscafé:
Partner van Aanbestedingscafé:

Reacties

Partner van Aanbestedingscafé:
Sluiten

Inloggen met

of met e-mailadres