Magnifying glass Close

Pionierend Significant levert in co-creatie met gemeente Hengelo inkoopinnovatie

De ontwikkeling van het inkoopvak betekent voor veel gemeenten dat ze hun inkoopfunctie moeten professionaliseren. Dat betekent onder andere een meer strategische rol van inkoop, met meer aandacht voor rechtmatigheid en doelmatigheid en meer inzicht in de uitgaven. Dat vraagt ook om betere ondersteuning, wat ook kansen biedt voor adviesbureaus om hun portfolio uit te breiden met nieuwe, ‘slimmere’ producten die kunnen bijdragen aan de verdere ontwikkeling van inkoop. Een voorbeeld daarvan is de In-Take app, ontwikkeld in samenwerking tussen Significant en de gemeente Hengelo.

De In-Take app helpt medewerkers bij de gemeente Hengelo de juiste aanbestedingsprocedure te kiezen door ze een stappenplan te laten doorlopen. Gebruikers beantwoorden daarbij onder meer vragen met betrekking tot de scope van de inkoopvraag, doelstellingen, het hoofdvoorwerp en de opdrachtwaarde, waarna de app advies geeft over de te volgen procedure. Zo hebben ze al goed nagedacht over de inkoopvraag en zitten ze als volwaardig gesprekspartner aan tafel met een inkoopadviseur om de inkoopstrategie verder te bepalen.

Versimpeld inkoopproces

De gemeente Hengelo kreeg drie jaar op rij een beperking op de accountantsverklaring vanwege onrechtmatig inkopen. De gemeente startte daarom een project om haar inkoop te professionaliseren. Dat lukt steeds beter, benadrukt Marco Hoendervangers, hoofd inkoop bij de gemeente. “We hebben nu bijvoorbeeld voldoende inkoopadvies capaciteit, we hebben een inkoopanalist in dienst genomen en de basis op orde gebracht. Mede hierdoor hebben we over 2018 een goedkeurende verklaring gekregen. In-Take moet binnen deze bredere context worden gezien.” Alex Buursema, projectleider inkoopprofessionalisering vult aan. “De app maakt het mogelijk om complexe inkoopmaterie naar de gebruikersorganisatie te vertalen. Het versimpelt het inkoopproces. en het maakt mensen bewust dat wanneer ze gaan inkopen, ze eerst een paar vragen moeten stellen.“

Abstracte begrippen

Hoendervangers geeft aan dat de gemeente heeft afgesproken dat budgethouders voor iedere inkoopopdracht boven de 30.000 euro een inkoopadvies moeten vragen. “Daarvoor kunnen ze terecht bij de inkoopprofessionals die weten hoe het inkoopbeleid en de wetgeving in elkaar zitten. Inkoop is een specialistisch vakgebied en wij begrijpen dat niet iedereen die geld uitgeeft bij de gemeente alle abstracte begrippen even goed beheerst. Maar het is wel belangrijk dat je vroegtijdig nadenkt over wat en waarom je inkoopt, dat je weet waar het over gaat en dat je dezelfde taal spreekt als de inkoopadviseur. Daar kan In-Take bij helpen.”

Groot netwerk

In-Take werd in zeven weken ontwikkeld door een projectteam bestaande uit medewerkers van de gemeente Hengelo en Significant. Hoendervangers geeft aan dat de keuze voor hun partner een heel bewuste was. “Significant heeft veel ervaring met inkoop professionaliseringstrajecten en kijkt goed naar hoe de opdracht er uit ziet, wat er moet gebeuren en wie dat het beste zou kunnen doen. Dat hadden wij nodig om stappen te maken op het gebied van professionalisering. Bovendien heeft Significant een groot netwerk met veel kennis waar uit geput kan worden. Doordat je korte lijntjes hebt en weet hoe alles werkt kun je in een proces van 7 weken constant schakelen. En wanneer je iets ontwikkeld kun je gelijk checken of het niet alleen nuttig is voor Hengelo, maar ook breder toepasbaar is.”

Bredere toepassing

De vraag of In-Take breder toepasbaar is een belangrijke voor Significant. Volgens Björn Bogers, analytics consultant bij Significant Insights, kan In-Take zeker verbonden worden aan andere intelligente producten binnen inkoop. “We zouden In-Take bijvoorbeeld kunnen koppelen aan een tenderdashboard die aanbestedingen inzichtelijk maakt, zodat je bijvoorbeeld direct relevante marktinformatie inzichtelijk hebt, weet hoe andere organisaties het hebben ingekocht, of snel de programma’s van eisen van relevante tenders kunt downloaden. Daarnaast zijn wij bezig met het slimmer en beter maken van spend analyses. We kijken hoe machine learning technieken daar een rol in kunnen spelen. Zo kun je wanneer je een bepaald product wilt aanschaffen gelijk zien hoeveel je daar vorig jaar aan hebt uitgegeven en kunnen we data steeds meer automatisch verrijken met informatie over inkooppakketten. Hetzelfde geldt voor contractbeheer. Nu vragen we aan gebruikers nog of er al een overeenkomst is voor datgene wat ze inkopen, maar die informatie bevindt zich al ergens. Het zit alleen nog niet in de app, maar dat kan natuurlijk wel.”

Ontdekkingstocht Significant

Technologisch gezien is veel mogelijk, zo is wel duidelijk. De vraag is wat de klant wil, en welke richting Significant op wil. Niels van Bruggen, senior consultant bij Significant Insights, stelt dat In-Take voor het adviesbureau in de context van een bredere “ontdekkingstocht” gezien kan worden. “Wij zijn van oorsprong gewend om adviesdiensten te leveren en daarvoor betaald te krijgen. Nu zijn wij aan het verkennen of wij producten kunnen maken die vervolgens schaalbaar zijn. Met In-Take willen een schaalbaar product introduceren in de markt.

Belangrijke les

De verdere ontwikkeling en implementatie van In-Take brengt dan ook spannende tijden met zich mee voor Significant, stelt Van Bruggen. “Wij hebben met deze case laten zien dat wij op korte termijn met behulp van slimme tools, slimme developers en business analisten, en samen met de klant, prototypes kunnen bouwen, die breder ingezet kunnen worden. Dat is voor ons een belangrijke les en een signaal naar buiten toe. 

Innovatief Hengelo

Hengelo is dan ook een belangrijke usecase voor Significant, benadrukt van Bruggen. “Ik vind dat Hengelo een groot compliment verdient. Als je kijkt naar de wereld van de aanbestedende diensten en inkoop, dan is die over het algemeen niet heel innovatief. Innovatie vraagt ook om een stukje risico, een stukje bewustzijn dat je een pad gaat bewandelen die je niet kent. Hengelo is die uitdaging aangegaan. En dat is wat wij als adviesbureau aanmoedigen.‘Ga die ontdekkingstocht aan,’ Dat betekent dat je soms op je gezicht gaat, maar dan moet je opstaan en weer doorgaan. Dat is hoe je uiteindelijk tot goede vernieuwingen en veranderingen komt.”

Inkoop pionier

Van Bruggen denkt dat er binnen de inkoopwereld nog veel ruimte is voor innovatie en vernieuwing. “Als je op micro-niveau kijkt, zijn wij vooral klanten aan het helpen om hun bedrijfsvoering te verbeteren. Maar als je iets verder uitzoomt dan hebben we met markten en supply chains te maken. Hoe brengen we markt en overheid dichter bij elkaar? En als je nog verder uitzoomt, kun je kijken naar hoe Uber en Airbnb de taxiwereld en de hotelwereld hebben veranderd. Wie gaat die pionier zijn voor de inkoopwereld? Wij hebben de oplossing nog niet, maar denken er wel over na. Dat zijn natuurlijk vergezichten, maar het is goed om te dromen. Daarbij is er geen vooraf gedefinieerd pad, net zoals er voor Hengelo bij de professionalisering van de inkoop geen vooraf gedefinieerd pad was. Het is een kwestie van pionieren en met elkaar ontdekken wat werkt.”

Partner van Aanbestedingscafé
Partner van Aanbestedingscafé

Reacties

Partner van Aanbestedingscafé
Sluiten

Inloggen met

of met e-mailadres