Inloggen
Login met InkopersCafé account Account aanmaken

Premium logo's

Premium logo's

Premium partners

Sidebar premium

Sidebar premium

Gold partners

Sidebar gold

Sidebar gold

Silver partners

Sidebar silver

Sidebar silver
23
01
Nancy van Bemmel
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Door Nancy van Bemmel
Categorie: Aanbesteden
Soort: ,

ProRail: “Hybride aanbesteden voor schoonmaak effectiever dan BVP”

ProRail: “Hybride aanbesteden voor schoonmaak effectiever dan BVP”
Foto: Adobestock

“Geef de inschrijver de mogelijkheid om zijn expertise te tonen”, stellen Joeri Zuiderwijk en Olaf Damen, beide inkopers bedrijfsvoering bij ProRail. Tegenwoordig betekent het ‘vrijlaten’ van een opdrachtnemer veelal dat de BVP-methodiek wordt ingezet. Hoewel ProRail BVP naar eigen zeggen omarmd, is dit volgens de inkopers niet altijd de juiste oplossing. “Als de markt weinig innovatief is en je het onderscheidende vermogen zelf al kunt invullen, dan is BVP niet automatisch de meest geschikte aanbestedingsvorm.”

Dat merkten Zuiderwijk en Damen ook tijdens een recente aanbesteding voor de volledige schoonmaakdienstverlening van ProRail. Een opdracht met een waarde van ruim 12 miljoen euro. “We wilden prestatiegericht inkopen. Daarom zaten we bij de start van het aanbestedingsproces in eerste instantie te denken aan de Best Value Procurement (BVP) methodiek. Voorafgaand aan de uitwerking van het contract- en aanbestedingsdossier zijn we bij verschillende opdrachtgevers langs geweest voor advies en het delen van ervaringen. Hierbij hebben we ook ervaringen gedeeld op het gebied van schoonmaakdienstverlening en de BVP-methodiek”, aldus Damen. Zuiderwijk voegt toe: “We hebben ook een extern adviesbureau in de arm genomen die ons begeleid heeft in het voortraject. Hetgeen dat wij vragen, komt dat ook overeen met wat de markt aankan? Hieruit bleek onder andere dat de schoonmaakmarkt op het gebied van innovatie al ver ontwikkeld is, waardoor er voor de opdrachtnemers nog maar weinig mogelijkheden zijn om zich op dit gebied te onderscheiden.”

Kansendossier
BVP was dus niet de oplossing, maar dat betekent volgens het tenderteam niet dat de partijen zich niet van elkaar kunnen onderscheiden. Zuiderwijk: “We hebben onze ambities in de aanbesteding gedeeld en de invulling hiervan volledig aan de schoonmaakbedrijven overgelaten. Een partij kan er bijvoorbeeld voor kiezen om de schoonmaak in te richten op basis van de bezettingsgraad van de verschillende locaties. Een zaal hoeft namelijk niet vier keer per week schoongemaakt te worden, als er maar één keer per week iemand zit. Die energie kan weer in ruimtes gestoken worden waar wel veel mensen zitten. Op die manier kan de klantbeleving snel een boost krijgen. Dit soort slimme oplossingen kunnen meegenomen worden in het kansendossier.”

Klantbeleving
Klantbeleving was een van de belangrijkste factoren in de aanbesteding. “Alle collega’s moeten tevreden zijn over de schoonmaak. We zetten eens per half jaar een enquête uit onder de medewerkers en meten hiermee de tevredenheid over de schoonmaak. Tevens voeren we per kwartaal een VSR-KMS kwaliteitsmeting uit, waarin gekeken wordt hoe schoon de ruimtes daadwerkelijk zijn. Contractueel wordt op basis van de behaalde cijfers een incentive regeling toegepast”, vervolgt Damen. “Als de opdrachtnemer het, bij zijn aanbieding opgegeven, ambitieniveau op het gebied van ervaren en daadwerkelijke schoonmaak niet haalt, dan wordt een malus van maximaal 6 procent over het contractueel overeengekomen maandbedrag opgelegd. Wordt er echter een hoger cijfer behaald dan ze opgegeven hebben, dan ontvangt het schoonmaakbedrijf conform een staffel een bonus van maximaal 4 procent over het contractueel overeengekomen maandbedrag. De opdrachtnemer mag voor de waarde van deze bonus een plan indienen hoe men deze bonus wil inzetten. Randvoorwaarden zijn dat de bonus wordt ingezet om de klantbeleving van de ProRail-medewerkers te verhogen en dat het plan betrekking heeft op de medewerkers die door de opdrachtnemer op de locaties worden ingezet.”

Inschrijvers
Op de Nederlandse markt zijn veel dienstverleners op het gebied van schoonmaak actief. De aanbesteding is via een standaard niet openbare Europese aanbestedingsprocedure uitgevoerd. “De partijen moesten voor de inschrijving aantonen dat ze geschikt waren voor het uitvoeren van het werk. Naast minimale geschiktheidseisen, is ook de mate waarin het bedrijf investeert in zijn personeel meegenomen in de beoordeling. Hoe meer diploma’s een medewerker bij het bedrijf heeft, hoe beter de zorg voor het personeel is en hoe meer punten het bedrijf kreeg op dit gebied. Op basis hiervan zijn we van 15 teruggegaan naar 8 partijen. Uiteindelijk hebben 6 schoonmaakbedrijven een aanbieding gedaan”, aldus Zuiderwijk.

Prijsduiken voorkomen
Om prijsduiken te voorkomen, heeft ProRail gewerkt met een minimumprijs en plafondbedrag. Zuiderwijk: “We willen enerzijds niet dat de inschrijvers onder de minimumprijs gaan zitten, want dat kan nadelige gevolgen hebben voor het uitvoerend personeel. Aan de andere kant hebben we het absolute maximum ook vastgezet. Vier partijen hebben uiteindelijk op de minimumprijs ingeschreven. Na beoordeling van alle aanbiedingen heeft de partij met de hoogste inschrijfprijs, op basis van de beste kwaliteit, de opdracht gegund gekregen.”

Kansendossier als knelpunt
Kunnen er nog leerpunten uit de aanbesteding gehaald worden? “Ja”, reageert Damen. “We hebben een evaluatie gehad met alle partijen en hieruit bleek dat het kansendossier een knelpunt was. De inschrijvers vonden het moeilijk om binnen een vaste prijs kansen aan te geven. Ze hadden liever gehad dat de kansen apart geprijsd mochten worden. Er waren twee partijen die zeiden dat ze een erg mooie kans hadden, maar bang waren dat ze zich daarmee uit de markt zouden prijzen. Dit is voor ons een goede aanwijzing voor de volgende aanbesteding. Ik wil het standaard werk en de kansen de volgende keer loskoppelen van elkaar. Het standaard werk moet binnen het drempel- en plafondbedrag geboden worden. Vervolgens kunnen ook kansen opgegeven worden met een losse prijs.”

Nancy van Bemmel
Door Nancy van Bemmel
Nancy van Bemmel is een gedreven journalist. Voor AanbestedingsCafe.nl zet ze zich graag in om inkopers snel van het allerlaatste nieuws te voorzien. Heeft u tips voor Nancy? U kunt haar mailen via: nancy@aanbestedings-cafe.nl

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.