Ook inkoop kent zijn wonderlijke verhalen, waarbij je in de lach schiet en denkt bij jezelf: “Dit kan niet waar zijn”. Twee weken geleden kwam er zo’n situatie in de publiciteit over het Korps Landelijke Politiediensten (KLPD) die via een rechtszaak circa € 3 miljoen terugvordert van Microsoft voor niet geleverde software licenties.
Hoe het allemaal begon
In 2002 voert de KLPD een Europese aanbesteding uit voor de levering van Microsoft licenties, waaronder de kantoorversie van Microsoft Office. Omdat Microsoft die licenties alleen laat leveren via geautoriseerde resellers, schrijven de resellers in op de aanbesteding en niet Microsoft zelf. Elk jaar daarna maakt de Politie vervolgens een overzicht voor Microsoft. Daarop is te zien hoeveel medewerkers van de Politie bepaalde softwarepakketten zoals Office, Word en Excel in gebruik hebben. Op basis van dat overzicht kan Microsoft worden betaald voor het juiste aantal gebruikers. Op dat moment zijn er dus sluitende afspraken op een hoog abstractieniveau die voor alle betrokken partijen helder zijn vastgelegd in een contract.
Wat gaat er fout?
Uit nu pas bekend geworden documenten van de rechtbank die in het bezit zijn van de nieuwssite www.nu.nl, blijkt er bij het maken van dat jaarlijkse overzicht in 2008 iets mis te zijn gegaan. Een medewerker van het Verzorgingsgebied Midden, een regionale politieorganisatie waar ook het KLPD onder valt, vult in dat 13.656 medewerkers de software Microsoft Office Pro Work At Home gebruiken. Die thuiswerkversie van Office is niet in gebruik, maar verschijnt dus wel op de factuur, naast de bestaande licenties voor de kantoorversie van Office. Daarmee valt de factuur voor de Politie een veelvoud hoger uit dan de facturen van de voorgaande zes jaren, om precies te zijn: € 2.961.029,11. In de jaren ervoor werd er namelijk nooit meer dan circa € 1 miljoen betaald aan Microsoft.
Een ezel stoot zich niet twee keer aan dezelfde steen?
Uit de rechtbankdocumenten blijkt verder dat de Politie in 2005 een vergelijkbare blunder heeft gemaakt. De details daarvan zijn niet precies bekend, maar uiteindelijk is in dat specifieke geval ruim € 765.000 teruggestort aan de Politie, na overleg met Microsoft en reseller Insight. Dat deze eerdere blunder niet in de pers is gekomen, is niet ongebruikelijk. Partijen zijn er bij een dergelijk geschil niet per definitie op uit de gang naar de rechtbank te maken en proberen dit geschil vaak via directe gesprekken, mediation of arbitrage op te lossen. Dit is afhankelijk van wat er op dit onderdeel in het contract is afgesproken en de bereidheid van de betrokken partijen om tot een oplossing te komen.
Waarom dan nu wel naar de Rechtbank?
Na de ontdekking van de tweede fout neemt een vertegenwoordiger van de Politie in 2008 contact op met Microsoft. Ondanks herhaalde pogingen in de jaren erna weigert Microsoft de € 3 miljoen terug te betalen. Pas in oktober 2014 sommeert een advocaat van de Politie Microsoft, door een conceptdagvaarding te versturen, het volgens de Politie ten onrechte betaalde bedrag terug te storten. Uiteindelijk leidt dat nu (begin 2017) tot een rechtszaak, waarvan op donderdag 2 februari de eerste zitting heeft plaats gevonden.
Hoewel Microsoft aangeeft niet via de pers te willen reageren, blijkt uit de rechtbankdocumenten, dat het bedrijf tegen de Politie heeft gezegd niet verantwoordelijk te zijn voor het controleren van de jaarlijkse update over het aantal softwaregebruikers. Verder heeft een medewerker van Microsoft via e-mail navraag gedaan bij de Politie over de achtergronden van de grote hoeveelheid thuiswerklicenties van Office, waarop de Politie niet heeft gereageerd.
Slapende honden laat je slapen, toch?
De Politie vindt dat Microsoft de trendbreuk in het aantal licenties had moeten opmerken en deze niet zomaar in rekening had moeten brengen. Bovendien stelt de Politie dat haar medewerkers de thuiswerksoftware nooit in gebruik hebben genomen en dat Microsoft dat ook zou kunnen verifiëren. In reactie hierop geeft Microsoft aan dat de Politie ook over een ‘master copy’ van de software op CD-ROM beschikt, terwijl de Politie op haar beurt ontkent dat reseller Insight of Microsoft ooit een CD- of DVD-versie van de software hebben geleverd. Tenslotte wijst de Politie erop dat de thuiswerklicenties voor Office 2007 waren, terwijl de Politie op kantoor nog werkte met Office 2003. Tot zover het verweer van beide partijen, die lijnrecht tegenover elkaar staan en ook geen trek meer hebben in een gesprek om een rechtszaak te voorkomen.
Microsoft juiste partij in rechtszaak?
De gehele situatie roept bij buitenstaanders nogal wat vragen op die misschien tijdens de rechtbankzitting van een antwoord zullen worden voorzien. De eerste vraag die opkomt is of Microsoft wel de juiste partij is die hierop moet worden aangesproken. Zoals aangegeven sluiten overheidsorganisaties contracten niet af met Microsoft, maar met een reseller, die ook de facturering voor haar rekening neemt. Op die manier is er namelijk nog sprake van enige concurrentie en kunnen resellers zich tijdens de aanbesteding onderscheiden via hun toegevoegde waarde op het gebied van advisering en administratieve afhandeling.
Wezenlijke wijziging van de opdracht?
Bij aanbestedingen moet je als opdrachtgever in het aanbestedingsdocument een beschrijving geven van het soort producten en/of diensten dat je denkt nodig te hebben en de omzet en aantallen die daarbij horen. Bij aanvang van dit contract zal dat ook het geval zijn geweest en hebben de resellers in dit geval daarop hun aanbieding gemaakt en hun inschrijving ingediend. Daarbij is het voor beide partijen niet toegestaan om gedurende de looptijd wezenlijke wijzigingen aan te brengen in de opdracht, tenzij dit van te voren in het aanbestedingsdocument en de inschrijving duidelijk is gemeld. Gegeven de nu algemeen bekende feiten en deze rechtszaak zal de Politie de mogelijke grote wijziging van het aantal thuiswerklicenties niet in haar aanbestedingsdocument hebben gemeld. Op basis daarvan had Microsoft en/of reseller Insight richting de Politie moeten melden, dat de opgegeven aantallen en soorten licenties niet binnen de reikwijdte van dit contract konden worden geleverd en gefactureerd.
Waarom niet opnieuw aanbesteed na vier jaar?
Verder kan en mag je kanttekeningen plaatsen bij het feit dat in 2008 (zes jaar na de initiële aanbesteding) nog steeds sprake is van een zelfde contractpartij, terwijl het in principe wettelijk verplicht is een contract na vier jaar opnieuw aan te besteden. Er kan een uitzondering op de regel gemaakt worden, indien je als opdrachtgever duidelijke argumenten hebt die een langere contractduur rechtvaardigen. In dit specifieke geval lijken die niet aanwezig te zijn, omdat bijvoorbeeld de overgang van de ene reseller naar de andere reseller geen grote organisatorische en administratieve consequenties tot gevolg heeft.
Beheersystemen en controleprocedures niet op orde
Tevens is het een raadsel waarom de Politie na de eerste administratieve blunder in 2005 geen concrete maatregelen heeft genomen om dit soort problemen te voorkomen. Een goed contractbeheer- en/of licentieregistratie-systeem en de juiste administratieve procedures zouden al in een vroeg stadium hebben kunnen voorkomen dat in 2008 een verkeerd aantal gebruikers konden worden doorgegeven. Het feit dat één enkele medewerker in staat was om dit onjuiste aantal door te geven duidt erop dat de controleprocedures niet goed waren vastgelegd en/of werden doorlopen. Ook bij de administratieve afhandeling van de factuur met een enorm afwijkend bedrag gingen er blijkbaar geen alarmbellen rinkelen en werd de factuur zonder op- of aanmerkingen betaalbaar gesteld.
Basisprincipes van contract- en leveranciersmanagement niet gevolgd?
In de discussie wie er nu wel of niet verantwoordelijk was voor de controle van het juiste aantal afgenomen licenties, mis je gesprekken die contractpartijen over het algemeen met elkaar voeren. Jaarlijks of halfjaarlijks de stand van zaken doornemen over een lopend contract is toch het minste wat men als contractpartij zou kunnen doen in het kader van een goed contract- en leveranciersmanagement. Omdat een contract tussen twee partijen wordt afgesloten, is het de verantwoordelijkheid van beide partijen om die gesprekken te organiseren en in te plannen. Het naar elkaar wijzen zoals in dit geval gebeurt, is dan ook niet relevant en een duidelijk voorbeeld van de kop in het zand steken.
Het komt wel goed schatje
Blijkbaar zijn de gesprekken over het licentiecontract niet of niet goed gevoerd en heeft het negen (9) jaar geduurd, voordat de Politie de gang naar de rechter heeft gemaakt. De vraag is dan ook gerechtigd waarom de Politie hier zo lang mee heeft gewacht. Heeft zij het niet aangedurfd vanwege alle mogelijke negatieve publiciteit, die nu uiteindelijk toch over ze heen komt? Of heeft zij misschien al die jaren het idee gehad dat, net als bij de vorige administratieve blunder in 2005, Microsoft zou toegeven en het teveel betaalde bedrag zou terugstorten? De gedachte van “het komt wel goed schatje” getuigt echter van naïviteit en een gebrek aan realiteitszin.
In vergelijkbare gevallen met kleine(re) factuurbedragen zijn er namelijk gerechtelijke uitspraken bekend, waarbij is aangegeven dat betaling van een onjuiste factuur impliciet veronderstelt dat je als opdrachtgever akkoord bent met de gegevens op de factuur van de leverancier. Gegevens die in dit specifieke geval ook nog eens door de Politie als opdrachtgever zelf zijn doorgegeven aan zijn leverancier Microsoft. De vraag is dus of de Politie het bedrag van bijna € 3 miljoen terug zal zien. Mocht dat niet het geval zijn, dan lijkt de Politie daarnaast ook nog eens te maken te krijgen met een verstoorde verstandhouding met een van haar strategische leveranciers. In het omgekeerde geval van wel betalen door Microsoft overigens ook. Voorwaar geen prettig vooruitzicht.
