“Als ik weet dat er een aanbesteding aankomt, dan ga ik alvast met u een kopje koffie drinken”, vertelt Bob Toetenel, directeur executive relations van KPN tijdens het Nevi-PIANOo congres. Wanneer mag je als aanbesteder wel iets aannemen van een marktpartij en wanneer is het niet integer meer? Dit thema werd tijdens het congres uitgebreid behandeld en de meningen hierover liepen erg uiteen.
Toetenel stelt dat het cruciaal is om een relatie op te bouwen met leveranciers. “Wij nodigen overheidsinkopers wel eens uit voor evenementen, maar krijgen regelmatig ‘nee’ te horen. Sieb Eilander is bijvoorbeeld heel secuur met integriteit en zegt: ‘ik ga nooit in op jouw uitnodiging’. Dat respecteren wij natuurlijk, maar het is van de zotte, want zijn bazen komen wel!”.
Vroegtijdig relatie opbouwen
Vanuit KPN worden er evenementen georganiseerd om de relaties met klanten, waaronder de overheid, verder op te bouwen. “Het schrijven van een offerte kost ons veel tijd en geld. Daarom willen we eerst een goede relatie hebben, zodat het dit geld waard is.” Het vroegtijdig opbouwen van een relatie noemt Toetenel een belangrijk uitgangspunt. “Dan weet ik hoe de organisatie en de persoon erachter in elkaar steken. Dat is van wezenlijk belang voor de aanbesteding.”
Eigen bijdrage
Deze relatie bouwt KPN op tijdens evenementen, maar Toetenel nodigt klanten ook wel eens thuis uit. De media-spotlight op overheidsinkopers zorgt er wel voor dat aanbesteders niet altijd ingaan op de uitnodigingen van Toetenel. “Om de integriteit te waarborgen vragen we ook wel eens een eigen bijdrage van de klant. We zijn een keer op een vijfdaagse tour door Amerika geweest. Maar de klant heeft zelf de reis betaald. Dat kan dus ook.”
Minder complex
Ook helpt het volgens Toetenel als het aangeboden evenement een netwerkdag is met inhoudelijke sprekers. “Dat roept minder weerstand op. Schaats- en voetbalevenementen liggen toch wat gevoeliger.” De directeur stelt dat er minder krampachtig omgegaan moet worden met uitnodigingen. “Een betere samenwerking met de overheid kan tot stand komen als er vertrouwen over en weer is. Een relatie met leveranciers en continuïteit in deze relatie is erg belangrijk.”
Kritische reacties
De openhartigheid van Toetenel roept kritische reacties op vanuit het publiek. “Bent u de aanbesteder niet gewoon aan het bewerken met de evenementen? Wat verwacht u als u mij uitnodigt naar Amerika?”, stelt een van de aanwezige overheidsinkopers. “Door de relatie te winnen, wilt u de aanbesteding winnen. Dat is precies wat we allemaal niet willen. We willen juist op de inhoud zitten”, valt een collega hem bij. Toetenel benadrukt dat er geen inkopers worden uitgenodigd, wanneer er een lopende aanbesteding is. “Maar natuurlijk verwacht ik dat er business uitkomt”, zegt Toetenel ter afsluiting van de sessie.