Inloggen
Login met InkopersCafé account Account aanmaken

Premium logo's

Premium logo's

Premium partners

Sidebar premium

Sidebar premium

Gold partners

Sidebar gold

Sidebar gold

Silver partners

Sidebar silver

Sidebar silver
05
12
16
Nancy van Bemmel
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
2
Door Nancy van Bemmel
Dossier: Aanbesteden
Soort: ,

Rijkswaterstaat zoekt ruimte in de Aanbestedingswet

Rijkswaterstaat zoekt ruimte in de Aanbestedingswet
Foto: Nu Doen

Als je een inkoper vraagt naar de gedachte achter een aanbesteding, dan is het antwoord vaak dat de gebruikte methode nu eenmaal ‘standaard’ is binnen de organisatie. Zo ook bij Rijkswaterstaat. “Heel veel dingen doen we, omdat we het altijd al zo doen”, vertelt Machiel Galesloot van project DOEN. “Eén en ander zit echter niet zo dichtgetimmerd als we allemaal denken. Het kan ook anders.”

Met Project DOEN, waarbij de Nijkerkerbrug wordt aangepakt, wil Rijkswaterstaat onderzoeken welke beweegruimte aanbesteders hebben om een betere samenwerking met de markt op te bouwen en tot het beste resultaat te komen. Project DOEN past naadloos binnen de Marktvisie, die Rijkswaterstaat samen met andere partijen heeft opgesteld om de samenwerking te verbeteren. Met de Marktvisie willen zij voorbereid zijn op de steeds complexere projecten en een einde maken aan ‘vechtcontracten’.

Zin en onzin van regels
“We vroegen ons af: als je nu wat losser naar de regels kijkt, kan je het aanbestedingsproces dan zo inrichten dat je niet meer met elkaar aan het vechten bent? We wilden naar alle regels en standaarden kijken en ons afvragen of deze wel meehielpen aan het doel, namelijk een eerlijke prijs voor het werk. Als de regel hieraan bijdraagt, dan mag hij blijven, want dan is het voor dit project een goede regel. Zo niet, dan moet deze geschrapt worden”, aldus Galesloot.

Passend binnen de wet
Galesloot en zijn team hebben een heel ander aanbestedingstraject gevolgd dan dat ze normaal zouden doen. “We wilden ons daarbij niet blind laten leiden door de bestaande regels en wetgeving. Soms kregen we de dooddoener te horen: ‘Dat mag niet volgens de wet’. Dan vroegen we vaak door: ‘Weet je dat zeker? Staat er letterlijk in de wet dat het anders moet of hebben we zelf in het kader van de wet bedacht dat het zo moet?’ Als het echt niet mag volgens de wet, dan kom je er niet onderuit. Vaak konden we onze ideeën toch doorvoeren. De wet biedt voldoende ruimte voor ons gedachtegoed.”

Geen prijs
“We hebben besloten om de prijs helemaal uit de selectieprocedure te halen. De wet schrijft voor dat het wel onderdeel moet zijn van de gunning, maar er staat nergens dat het een selectiecriterium moet zijn. We hebben ook niet geselecteerd op de kwaliteit van het eindproduct. Bij deze aanbesteding is het object zelf namelijk niet zo spannend. Het gaat namelijk alleen om de bouw van betonnen aanbruggen. Er zit geen bewegend gedeelte en geen ICT in. We kunnen de kwaliteit toch garanderen, omdat we een aantal ingangseisen hebben opgenomen. We weten dat iedereen die meedoet het object kan maken.” Waar selecteer je dan wel op? “Samenwerking”, antwoordt Galesloot. “We willen gewoon de beste samenwerkingspartner en maximale klantwaarde. Samengevat noemen we dat ‘Eerlijk werk voor eerlijk geld’.”

Marktconsultatie
Hoe verliep de aanbesteding? “De aanbesteding was opgedeeld in vier fases. Nog voor de aanbesteding überhaupt begonnen was, begon de samenwerking met de markt al. We zijn namelijk gestart met ‘werkplaats DOEN’. Dit was een soort marktconsultatie. Hierbij hebben we geprobeerd een open sfeer te creëren. We wilden samen met marktpartijen bedenken hoe de ideale aanbesteding eruit moest komen te zien. Een aantal pijnpunten kwamen in deze consultatie naar voren: het prijscomponent verpest de relatie, omdat niemand wil afvallen vanwege een te hoge prijs. Ook het lotingselement werd afgeschoten. Daar heeft de markt namelijk geen invloed op en dat vinden ze geen prettige gedachte.”

Fase 1
Hoe kom je zonder loting tot een behapbaar aantal inschrijvers? “Daar zat inderdaad de tegenstrijdigheid. We wilden snel van veel partijen naar een behapbaar aantal, zonder dat het teveel tijd zou kosten. In de selectie moest nog wel een kwaliteitscomponent zitten. Uiteindelijk hebben we de partijen gevraagd om op een beperkt aantal kantjes op te schrijven welke visie zij als organisatie of team hebben op ons gedachtegoed. Uit de vijftien inzendingen hebben we vijf partijen uitgekozen, die volgens onze criteria de beste omschrijving hadden. Dat was fase één van het traject.”

Fase 2
Fase twee betrof een selectie op samenwerking om uit deze vijf partijen de drie beste samenwerkingspartners te selecteren. “Dat konden we niet zelf beoordelen, omdat wij onderdeel zijn van de samenwerking. We hebben daarom een extern adviesbureau ingehuurd, om deze selectie uit voeren middels een speciaal ontworpen assessment. Wij hebben als team met elke marktpartij hetzelfde samenwerkingsassessment gedaan. Opvallend was dat alle vijf assessments compleet anders verliepen, alhoewel het wel dezelfde casus betrof. De assessoren hebben toegekeken en het gedrag geanalyseerd. Uiteindelijk kregen we te horen: deze drie partijen passen het beste bij jullie.”

Fase 3
Bij fase drie lag de focus op de klant. “We willen de meeste klantwaarde uit de brug halen. Daarom moet de kandidaat ook met de klant kunnen overleggen. We hebben gekozen voor de brugbeheerder om de klant te representeren. In de derde ronde konden de overgebleven marktpartijen tijdens een marktdialoog vragen stellen aan de klant. Normaal zouden het inhoudelijke vragen zijn over de brug. Dit was deze keer echter niet de bedoeling. We wilden graag zien welke partij het beste kon achterhalen wat het probleem van de klant eigenlijk is.” Naast de klantwaarde, kwam in deze fase ook voor het eerst de prijs aan bod. Niet de daadwerkelijke prijs, maar het proces om tot een prijs te kunnen komen. “De marktpartijen moesten aangeven hoe zij de volgende fase tot een succes gingen maken. Hierbij werden vragen gesteld, zoals: Hoe komen we tot een goede prijs? En: Hoe zorg je dat de risico’s benoemd en verdeeld worden?”

Fase 4
Drie manieren om tot een goed einde te komen. Wie is er geselecteerd? “De combinatie Mourik en Besix”, zegt Galesloot. “We hebben deze partij geselecteerd, maar de opdracht is nog niet gegund. De gunning vindt 1 maart 2017 plaats. Nu werken we hard naar het moment toe, waarop we kunnen zeggen dat we voldoende weten over de brug om tot een prijsafspraak te kunnen komen. Ook de risicoverdeling, verantwoordelijkheden en klantwaarde moeten in deze maanden worden bepaald.” Wat als de combinatie met een belachelijk hoge prijs op de proppen komt? “Dan gaan we voor de nummer twee.” Galesloot gaat er echter niet vanuit, want alles wat het team gedaan heeft, is om ervoor te zorgen dat Rijkswaterstaat en de marktpartij goed kunnen samenwerken. “We willen er allebei graag uitkomen, want het heeft ons allebei veel tijd gekost.”

Gedachtegoed verspreiden
Gaan voortaan alle aanbestedingen van Rijkswaterstaat op deze manier ingericht worden? “Nee!”, roept Galesloot geschrokken. “Dat is precies de valkuil waar je snel intrapt. Als het toevallig een keer goed gaat bij een aanbesteding, dan kopiëren we het bij de volgende opdracht, terwijl de methode misschien niet voor elke opdracht geschikt is. Je moet niet de manier waarop we het hebben gedaan kopiëren, maar wel de gedachte erachter. Het kritisch kijken naar de zin en onzin van de regels, de beweegruimte binnen de wet en de focus op klantwaarde en samenwerking zijn factoren die voor elk project in meer of mindere mate van belang kunnen zijn. We hebben niet het ei van Columbus uitgevonden. Het kan wel fungeren als een olievlek dat zich langzaam verspreidt en elke keer weer een beetje anders wordt.

Nancy van Bemmel
Door Nancy van Bemmel
Nancy van Bemmel is een gedreven journalist. Voor AanbestedingsCafe.nl zet ze zich graag in om inkopers snel van het allerlaatste nieuws te voorzien. Heeft u tips voor Nancy? U kunt haar mailen via: nancy@aanbestedings-cafe.nl

Reacties:

  • Hans Kuiper | 10-12-2016 om 18:28

    Dat is nogal een traject voordat je aan een prijsafspraak kunt beginnen!
    Is de brugbeheerder ook de budgethouder?

  • Johan Bos | 20-12-2016 om 16:17

    Meer in het algemeen over aanbesteding en even kort door de bocht: kleine, specialistische ondernemers zijn de afgelopen jaren nogal wat klanten kwijtgeraakt of opdrachten misgelopen door al die – vergeef het me – krankzinnige regels. Zelf heb ik dat ook meegemaakt. Een fors journalistiek project dat ik uitvoerde voor Rijkswaterstaat werd stopgezet en bij een groot bedrijf ondergebracht. Want die organisatie kon wel meedingen en meespelen in het aanbestedingscircus. Soms kwam de opdracht dan via hen alsnog bij mij uit en daardoor werd het alleen maar veel duurder voor de overheid. Nog altijd gebeurt het dat ambtenaren vanuit een zekere angst voor het fout interpreteren van de regels de klussen maar snel bij de ‘grote jongens’ droppen. ‘Voor de zekerheid…’, zeggen ze dan.
    In mijn optiek moet het vertrouwen terugkomen, het touwtje uit de brievenbus van Jan Terlouw. Ik heb nog nooit een opdracht verprutst of een rechtszaak aan mijn broek gehad wegens wanprestatie. En ik neem aan: net als heel veel andere goede, kleinschalige collega’s in Nederland. Ondernemers, en vooral kleinere ondernemers, willen juist presteren en laten zien wat ze kunnen. Ze leveren ook graag iets meer en doen ook met plezier een stapje extra. Ze zijn flexibel, enthousiast, gepassioneerd, creatief, innovatief, noem maar op. Geen kantoormentaliteit, maar doorgaan tot het af is. En waarom zijn al die idiote regels eigenlijk nodig? De wet is duidelijk. Als je een offerte maakt en die wordt geaccepteerd dan levert dat een duidelijk contract op.
Kom op mensen, denk aan de kleine ondernemer. Alle zzp’ers en kleine ondernemers in Nederland zijn samen een gigantische economische motor, ongesubsidieerd en vrijwel altijd duurzaam ronkend. Daar kan het hele Schiphol niet tegenop, maar die krijgt altijd wel alle aandacht. Tijd voor een frisse wind, zou ik zeggen.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.