Samenwerken bij aanbestedingen: tips voor het UEA

De aanbestedingswet ziet een inschrijver als één ondernemer die een inschrijving heeft ingediend. De wetgever begrijpt echter ook dat dit niet altijd kan en dat je anderen nodig kan hebben om bijvoorbeeld te voldoen aan de eisen of om een goede propositie neer te zetten. Daarom zijn er mogelijkheden ingebouwd om samen met anderen mee te doen aan een aanbesteding. Dit kan in de vorm van een beroep op derden, de inzet van onderaannemers, combinatievorming of een mix van deze vormen.

Inge van Laarhoven, eigenaar van TenderSucces, ging hier uitgebreid op in tijdens de (online) kennissessie ‘Samenwerken bij aanbestedingen’. Ook kwam het invullen van het UEA aan bod en werden casussen en interessante vragen van deelnemers behandeld.

Tips UEA bij samenwerkingen

In deze blog naar aanleiding van het webinar geven we je daarom graag een aantal tips mee als het gaat om het UEA bij het inschrijven met andere partijen.

1. Doe je beroep op een derde? Vul dan ‘Nee’ in bij de vraag of je samen met anderen deelneemt

Het beroep op derden vul je in bij ‘Deel II C: informatie over beroep op draagkracht van andere entiteiten’. Hier benoem je ook de specifieke draagkracht waarop je steunt voor elk van de derden. De derden moeten zelf ook een UEA-formulier invullen, alhoewel dit minder uitgebreid is dan voor de inschrijver zelf. Zij vullen namelijk alleen de organisatiegegevens en uitsluitingsgronden in en voorzien het formulier van een handtekening. Let op dat met ‘andere entiteiten’ ook een moeder, – zuster, -of dochteronderneming wordt bedoeld!

2. Als je beroep doet op de referenties van een onderaannemer, waar vul je dan wat in?

Deze partij vul je dan ook in bij ‘Deel II C: informatie over beroep op draagkracht van andere entiteiten’. Hierbij benoem je tevens dat deze partij ook een onderaannemer is. Alleen bij zuivere onderaanneming, zonder beroep op draagkracht, vul je Deel II D in, wanneer hier in de aanbestedingsdocumenten om gevraagd wordt. In dat geval is het namelijk niet nodig voor de onderaannemer om ook een UEA in te vullen.

3. Bij het inschrijven als combinatie vullen alle partijen een eigen UEA in

Wanneer je als combinatie inschrijft zijn alle partijen elk hoofdelijk aansprakelijk en moeten zij los van elkaar het UEA volledig invullen. In dit geval moet er bij de vraag ‘Neemt de ondernemer samen met anderen deel aan de aanbestedingsprocedure?’ ‘Ja’ geantwoord worden.

4. Je hebt onderaannemers, zodra deze een deel, van de in de aanbesteding beschreven opdracht, uit (gaan) voeren

Een van de interessante vragen in het webinar was: ‘Waar trek je de grens tussen onderaanneming of uitbesteding/leverancier? Dit is inderdaad een grijs gebied waar veel discussie in ontstaat. Maar in het algemeen kun je stellen dat wanneer je een onderdeel van de opdracht zoals omschreven in de aanbestedingsdocumenten uitbesteed, dat deze partij dan een onderaannemer is. Bijvoorbeeld: de opdracht betreft schoonmaak en glasbewassing; de glasbewassing besteed je uit aan een onderaannemer. De in te kopen schoonmaakmiddelen die je voor deze opdracht nodig hebt, betrek je van een leverancier. Wanneer het leveren van schoonmaakmiddelen aan de klant óók een onderdeel van de opdracht is, wordt deze leverancier mogelijk wél een onderaannemer. Lees dus altijd goed in de documenten na wat de opdrachtomschrijving is.

5. Vragen of onduidelijkheden? Stel vragen!

Let op dat de aanbestedingsleidraad en bijlagen altijd in samenhang moeten worden gelezen. Staat er in de leidraad NIET dat de derde die je inzet een UEA moet invullen? Dan moet je dit tóch doen, omdat dit wél duidelijk in het UEA staat. Zie hiervoor een uitspraak van rechtbank Amsterdam.

Twijfel je over de informatie die je moet verstrekken of zijn er onduidelijkheden? Stel vragen! Begin daarom, zeker wanneer je in samenwerking inschrijft, al vóór de sluiting van de vragenronde met het invullen of verzamelen van alle formele invuldocumenten, zodat je bij onduidelijkheden nog aan de bel kunt trekken.