Samenwerken en transparantie verbetert inkoop

Door tijdens het inkooptraject veel samen te werken en transparant te zijn, kan de inkoop verbeterd worden. Zeker als het gaat om een complex product. Deze producten zijn voor inkopers lastig in te kopen omdat ze soms te weinig kennis hebben om exact te beschrijven wat ze willen. Pim Schouten en Berthold Konijn, partners bij adviesbureau Verdonck, Klooster & Associates, en Peter de Weerd, auteur van ‘Offertes winnen’, pleiten daarom voor meer samenwerking en transparantie. Dit meldt MT.nl.

Veel overheden en bedrijven hebben hun inkoopfunctie de afgelopen jaren sterk geprofessionaliseerd. De organisaties zien dat het gedetailleerd uitvragen van producten en diensten leidt tot een betere prijs-kwaliteitverhouding. Maar als het om de inkoop van complexe producten gaat, dan lukt dat niet altijd. Het belangrijkste bij scherp inkopen is namelijk dat de opdrachtgever tot in detail omschrijft wat hij nodig heeft, aldus Schouten, Konijn en De Weerd. Maar de inkoper moet dat wel kunnen. Een opdrachtgever gaat soms juist naar de markt, omdat hij zelf niet deskundig is. Als hij dan tocht in detail probeert de omschrijven wat hij nodig heeft, loopt hij het gevaar een bij voorbaat mislukt project in te kopen.

Best Value Procurement
Een oplossing hiervoor is Best Value Procurement (BVP), schrijft MT. De opdrachtgever beschrijft dan alleen zijn probleem en kiest voor de partij die met de beste oplossing komt. Toch leidt dit in de praktijk niet altijd tot het gewenste resultaat. Veel opdrachtgevers gebruiken wel de juiste processtappen maar omschrijven de gewenste oplossing nog steeds in te veel (technisch) detail.

Samenwerken
Schouten, Konijn en De Weerd zijn van mening dat een andere inkoopcultuur dit het beste kan veranderen. Opdrachtgevers moeten een inkooptraject zien als het aangaan van een samenwerking. Een randvoorwaarde hierbij is transparantie. Marktpartijen weten daardoor wat de opdrachtgever van hen wil en kunnen daardoor met een betere oplossing komen.

Transparantie
Die transparantie kunnen opdrachtgevers in een marktconsultatie op een aantal manieren terug laten komen. Zo kunnen ze een marktconsultatie houden, open zijn in het aanbestedingsdocument en een inhoudelijk aanspreekpunt creëren. Belangrijk is wel dat de opdrachtgever ervoor zorgt dat de inspanningen van de verschillende aanbieders gefocust blijven op het oplossen van zíjn probleem.