De Code Verantwoordelijk Marktgedrag stelt dat verantwoordelijke opdrachtgevers “in geval van dienstverlening altijd het principe prijs volgt kwaliteit hanteren en vooraf de wegingsfactoren dusdanig scherp formuleren zodat differentiatie tussen kwalitatief goede en slechte aanbestedingen mogelijk is.” Emeritus hoogleraar Jan Telgen (nu onderzoeker bij het Public Procurement Research Center) waarschuwt echter dat dat niet genoeg is. “De wegingen zeggen niks, zolang de scoringsmethode niet bekend is. Zonder de scoringsmethode kun je geen zinvolle discussie hebben.”
Telgen begint zijn uitleg, tijdens het door de stichting Code Verantwoordelijk Markgedrag georganiseerde congres ‘Van Principe naar Praktijk’, bij de basis. “In Nederland moeten opdrachtgevers vooraf aan de aanbesteding aangeven waar ze op zullen letten, bijvoorbeeld naar prijs (in euro’s), levertijd (in weken) en kwaliteit (bepaald door een kwaliteitsscore) en welk gewicht aan deze categorieën wordt gegeven. Deze weken, euro’s en kwaliteitsscores moeten vervolgens worden omgezet in punten en wie de meeste punten heeft wint. De punten worden berekend aan de hand van de scoringsmethode. Dat is de standaardtechniek in Nederland.”
Scoringsmethode
De scoringsmethode hoeft niet vooraf bekend te worden gemaakt, benadrukt Telgen. Toch is dat bijzonder cruciale informatie om te bepalen wie de aanbesteding wint. Dit kan verduidelijkt worden aan de hand van enkele rekenvoorbeelden. Stel dat we alleen kijken naar prijs en levertijd en dat deze in de aanbesteding 80% en 20% meetellen. Het maximale aantal punten die een aanbieder dan kan krijgen voor de beste prijs (0 euro) is 80 en het maximale aantal punten voor de beste levertijd (0 weken) is 20. Maar wanneer krijg je 0 punten? Dat mag de aanbestedende partij zelf bepalen geeft Telgen aan. De opdrachtgever kan er voor kiezen om je 0 punten te geven wanneer je prijs 80.000 euro, 50.000 euro of 100.000 euro (of welk ander bedrag dan ook) is en wanneer je levertijd 10/20/30/enz. weken is.
Berekening
Laten we er nu van uit gaan dat de opdrachtgever kiest om 0 punten te geven wanneer de prijs van de inschrijver 80.000 euro in (waarbij we nog altijd uitgaan van 80 bij 0 euro). Dat betekent dat een prijs van 40.000 euro de inschrijver 40 punten oplevert. Maar wanneer de opdrachtgever er voor kiest om 0 punten te geven bij 100.000 euro veranderen de verhoudingen en krijg je voor een prijs van 40.000 euro opeens 48 punten. En bij een bovengrens van 50.000 euro levert een prijs van 40.000 euro 16 punten op. In het eerste geval (bovengrens 80.000 euro) kregen inschrijvers een punt erbij voor iedere 1000 euro minder, maar in het tweede (bovengrens 50.000 euro) en derde geval (bovengrens 100.000 euro) kregen ze respectievelijk een punt erbij voor iedere 625 euro en 1250 euro die ze van de prijs af hebben kunnen halen. (Met een ouderwetse ‘solve for x’ berekening kun je dit zelf nagaan).
Dominant
Dezelfde soort berekening kun je maken voor de levertijd. Wanneer de inschrijver 20 punten krijgt voor 0 weken levertijd, en 0 punten voor bijvoorbeeld 10, 20 of 30 weken levertijd, betekent dit dat aannemers respectievelijk 0,5, 1 en 1,5 punt in mindering krijgen voor iedere week die aan hun levering wordt toegevoegd. Zo wordt duidelijk hoe invloedrijk de scoringsmethode is. Of de prijs-kwaliteit verhouding nu 40:60, 70:30 of 90:10 is, je kunt er, afgaande van de scoringsmethode die je kiest, altijd voor zorgen dat de prijs of de kwaliteit geen effect heeft, of juist volledig dominant is.
Professioneel
Professionele inkopers moeten volgens Telgen de scoringsmethode bekendmaken, anders “is het voor de leveranciers een blinde gok waar de inkoper de voorkeur aan geeft. Voor leveranciers maakt het echter weinig uit welk bod ze doen. Het weglaten van de scoringsmethode betekent daarom vooral dat jij als inkoper je leveranciers de mogelijkheid ontneemt om een voor jou beter bod uit te brengen. Dat kan je mogelijk slechtere aanbiedingen opleveren. Dat is niet professioneel inkopen. Bovendien zet het de deur open voor spelletjes.”
