Sint zat te denken, wat hij u nou weer moest schenken

Sinterklaasgedichten… de een heeft al wekenlang voorpret van de rake teksten die hij/zij ook dit jaar weer op papier gaat zetten, de ander vindt het ronduit een hel. Zeker als je de persoon wiens lootje je hebt getrokken niet zo goed kent, wat ga je schrijven? Het vinden van de juiste rijmwoorden en spelen met de formulering, een crime als je geen taalvirtuoos bent. Zo voelen vele inhoudelijk specialisten zich ook als het om het beantwoorden van de kwalitatieve gunningscriteria gaat.

Mijn training ‘winnend schrijven voor aanbestedingen’ trap ik steevast af met dat het schrijven voor tenders de laatste jaren in mijn ogen een ambacht is geworden. In de eerste plaats inhoudelijk, waar ik al eens eerder over schreef: kwalitatieve gunningscriteria, waarvoor je de training ‘begrijpend lezen voor gevorderden’ moet hebben gevolgd om te doorgronden naar welke informatie de opdrachtgever op zoek is. Nagenoeg in ieder bid hebben wij tegenwoordig meerdere sessies met het team nodig, om het onderling eens te worden over wat de vraag nu echt is. Ook komt het regelmatig voor dat als de ‘zilveren’ versie is uitgewerkt, we met elkaar tot de conclusie komen: nee, we denken toch dat er wat anders wordt bedoeld. Wat niet helpt is de maximering in aantal pagina’s of woorden en dus de gedwongen keuzes die je als inschrijver moet maken. De kans om de plank mis te slaan is behoorlijk, zeker gecombineerd met NvI-antwoorden als: ‘U bent de expert’ of ‘Wij bedoelen álle door u aangegeven aspecten’. ‘Vroeger’ schreven we gewoon alles op, pagina’s genoeg immers.

Als we het eindelijk eens zijn over de inhoud, dan volgt uitdaging nummer twee: de  beoordelingscriteria op basis waarvan de score wordt bepaald. ‘Volledig/Compleet’ is niet zo moeilijk: een kwestie van alle subvragen c.q. inhoudelijke beoordelingsaspecten onderscheidbaar en voldoende uitgewerkt laten terugkomen. Ook zijn ‘Specifiek’ (duidelijk, concreet) en ‘Acceptabel’ (aansluitend bij de situatie en wensen van opdrachtgever) te doen. Alhoewel het actief schrijven dat hiervoor nodig is voor menig professional net zo lastig is als een sinterklaasgedicht. De meesten hebben namelijk tijdens hun studie geleerd beschouwend, neutraal en alle opties openhoudende te schrijven, compleet het tegenovergestelde van hetgeen nodig is zoveel mogelijk punten te scoren. ‘Tijdgebonden’, daarentegen, wordt al een stuk lastig als het gunningscriterium geen (plan van) aanpak betreft maar een technisch ontwerp of visie is. Ditzelfde geldt voor ‘Meetbaar/Toetsbaar’. Aangezien onze dienstverlening altijd maatwerk en vooral mensenwerk is, en niet een copier of koffieautomaat met objectieve technische prestaties, is het lastig het resultaat concreet aan te tonen dan wel in het verleden bewezen. Bij iedere opdrachtgever passen wij altijd een combinatie van maatregelen toe, passend bij de specifieke situatie en risico’s van die organisatie. Dit resulteert in een totaaleffect, dat moeilijk te gebruiken is voor ‘wat is het resultaat van een activiteit en hoe wordt het resultaat aangetoond’ of dat alle activiteiten ’aantoonbaar uitvoerbaar’ moeten zijn.

De grootste uitdaging is echter wel de ‘meerwaarde’ die inschrijvers moeten bieden om 80% van de punten te krijgen en de ‘extra meerwaarde’, ‘verrassende elementen’ of ‘specifieke relevante bijzonderheden die in ruime mate de standaarden van de sector en de verwachtingen van de Opdrachtgever overtreffen’ om 100% te scoren’. De ervaring leert dat als wij dit niet expliciet maken, zowel tekstueel als visueel, we hier geen punten voor krijgen. Dit brengt mij tot de volgende optelsom en een van de grootste worstelingen bij de kwalitatieve gunningscriteria van dit moment. Een gemiddeld subgunningscriterium in onze branche bestaat uit 5 subvragen met elk 1-3 aspecten. Ieder aspect bestaat gemiddeld uit 3-6 activiteiten/maatregelen waarvan we moeten beschrijven WIE doet WAT, WANNEER, WAAROM en WAT LEVERT HET OP (5 aspecten). Hiervan moet we bewijzen waar en hoe we dit eerder succesvol hebben toegepast (1 aspect), welke ‘meerwaarde’ we bieden (1 aspect) en welke ‘verrassende elementen/ambitie’ (nog 1 aspect) we bieden. Een simpele rekensom resulteert in: 5 x 1 x 3 x 8 (5+1+1+1) = minimaal 120 elementen die in 3 A4 – een vrij gangbare limitering – moeten worden beschreven. Een A4-tje in puntgrootte 10 resulteert in zo’n 55 regels (zonder witregels). Need I say more?

Gelukkig ‘heb’ elk nadeel zijn voordeel, zoals Johan Cruyff al wist. Waar we voor sinterklaasrijm vele rijmgenerators beschikbaar hebben, is voor aanbestedingen over de jaren heen een nieuwe functie ontstaan: die van ‘EMVI-schrijver’. Een mooi ambacht, met belangrijke meerwaarde voor het winnen van aanbestedingen! Helaas nog te vaak onderschat…