Magnifying glass Close

“Softskills zijn essentieel voor overheidsinkoper”

Het hebben van goede softskills is erg belangrijk voor een overheidsinkoper, vindt Madeleine Gielens, oprichtster van BOOZZT. “Theorie kun je leren uit het boekje. Daarna komt het aan op je softskills.” Een inkoper met goede softskills kan zorgen voor draagvlak bij de interne klant. Gielens ziet het echter nog vaak gebeuren dat inkopers met een gestrekt been het gesprek met de interne klant ingaan. “Ze zeggen dan: ‘We gaan aanbesteden, want de wet schrijft het voor’. Dat is voor een interne klant totaal niet interessant om te horen. Die wil namelijk alleen maar zijn werk zo goed mogelijk doen.”

Gielens heeft dit zelf ook meegemaakt toen zij werkte als inkoper bij Schiphol. “Bij Schiphol moest ik voor de communicatie- en marketingmedewerkers een Europese aanbesteding doen voor een mediabureau. Toen de communicatie- en marketingmedewerkers het woord aanbesteding hoorden, zaten ze direct in de hoogste boom. Ik kreeg reacties zoals: ‘We willen gewoon verder met de leverancier die we nu hebben’ en ‘Waarom moeten we nu opnieuw aanbesteden?’. Voordat ik überhaupt iets gedaan had, kreeg ik al een bak weerstand.”

Weerstand is menselijk
“Deze weerstand is wel menselijk”, vervolgt Gielens. “Zij kennen namelijk het aanbesteden niet en zitten vaak in een comfortabele positie met de huidige leverancier. De urgentie bestaat daardoor niet. Argumenten zoals: ‘De wet schrijft het voor’ of ‘We kunnen besparen’ werken dus niet. Een marketingmedewerker wil gewoon een goed mediabureau, die goede dienstverlening levert, waardoor zij targets kunnen halen. De kwaliteit is voor de interne kant vele malen belangrijker dan de prijs.”

Meeveren en ombuigen
Het is belangrijk dat de inkoper kan meeveren en ombuigen met de interne klant. “Ga mensen uitleggen wat je gaat doen en waarom dat interessant voor hen is. Luister daarbij goed naar de wensen van de collega en wat er in zijn afdeling leeft. Waarom is er eventueel weerstand? Wat zijn de wensen? Wat doet de huidige leverancier goed en fout? Je moet hier goed op kunnen aansluiten”, adviseert Gielens. “Uiteindelijk ben je als inkoper namelijk niet degene die het contract gaat gebruiken, dat is de interne klant.”

Doelmatigheid en rechtmatigheid
Als je dan daadwerkelijk het traject ingaat, moet je balans kunnen vinden tussen doelmatigheid en rechtmatigheid. “Zoek balans tussen de Europese aanbestedingsregels en de wensen van de organisatie. De manier waarop je als inkoper aanbesteedt is transparant en objectief. Dat kun je zijn, omdat je niet persoonlijk betrokken bent bij de partij die je inkoopt. De interne klant is daarentegen niet objectief. Je moet goed communiceren dat je door de objectieve maatstaven de juiste leverancier gaat vinden. Er kan namelijk alleen maar draagvlak gevonden worden voor hetgeen dat je inkoopt, als de interne klant zich in het hele proces gehoord heeft gevoeld.”

Partner van Aanbestedingscafé
Partner van Aanbestedingscafé

Reacties (1)

8 oktober 2015 08:27 uur

Een open deur, Boozzt kan zich toch veel beter profileren

Partner van Aanbestedingscafé
Sluiten

Inloggen met

of met e-mailadres