Op deze website worden advertenties getoond. Van de advertenties wordt de redactie betaald. De redactie verzorgt het nieuws op deze website. Zonder advertenties geen nieuws. Zou je je adblocker daarom willen uitschakelen
“Relatieve aanbestedingstechnieken geven niet het gewenste effect”, stelt Pieter van Dorth, bedrijfseconomisch adviseur inkoop bij de Belastingdienst. “We zagen dat relatieve technieken zorgen voor een lage prijs en een lage kwaliteit, of een goede kwaliteit met een hoge prijs. In beide gevallen was er ontevredenheid vanuit interne opdrachtgevers. Toen zijn we op zoek gegaan naar hoe het dan wel moet. Hoe komt het toch dat we steeds die lage prijs krijgen?”
Van Dorth volgde ook de kritiek van Jan Telgen op de voet, die herhaaldelijk de manco’s van relatief beoordelen aan de kaak stelde. Volgens hem is dit een onzuivere beoordelingsmethode, omdat de beste inschrijving het maximaal haalbare aantal punten krijgt, waarna de andere inschrijvingen hiervan worden afgeleid. De rangorde van twee leveranciers kan hierdoor afhangen van een derde leverancier. Het toevoegen of weglaten van de leverancier kan effect hebben op de scores van alle leveranciers. Telgen vindt het gebruiken van relatieve scores onprofessioneel, omdat de aanbestedende dienst eigenlijk niet laat zien en waardeert hoe belangrijk hij het verschil in prestatie vindt.
Superformule
Een oplossing heeft Van Dorth gevonden in de ‘superformule’, die hij in samenwerking met Hans Kuiper (EMVI-Research) heeft ontwikkeld. De techniek is in 2014 gepresenteerd op het NEVI-PIANOo congres en wordt nu steeds vaker geadopteerd door andere diensten. “Het is een absolute beoordelingsmethode, omdat we op basis van eigen referenties voor kwaliteit en prijs de beste EMVI selecteren. Aan de hand van deze voorkeuren, worden EMVI lijnen getekend op een prijs-kwaliteit grafiek. Hieraan is te zien waarom, en hoe, leveranciers alleen beter kunnen scoren door zowel een betere kwaliteit als een scherpe prijs neer te leggen.”
Scherpere prijsstellingen
“We hebben er inmiddels al ruim 100 gunningen mee gedaan”, vervolgt de adviseur. “Deze hebben we onlangs onderzocht waarbij we zagen dat de prijsstellingen gemiddeld 30 procent scherper zijn dan onze gekozen referenties. Verrassend was daarbij ook dat de kwaliteit gemiddeld 20 procent hoger ligt. Daarmee hebben we een bevestiging gekregen dat de superformule leveranciers stimuleert om een goede prijs én kwaliteit neer te zetten. Dan scoor je namelijk sneller hoger, dan met het enkel verbeteren van kwaliteit of prijs.”
Referentieprijs bepalen
Van Dorth geeft aan vaak van inkopers te horen dat ze de prijsstellingen in de markt niet kennen. “Je moet als inkoper wel een goed beeld hebben van de markt. Als je een auto wil kopen, dan ga je je ook verdiepen in verschillende merken en de kosten. Ook neem je het budget mee. Er zijn op deze manier altijd referenties, waardoor je al een beeld van de markt hebt. Ook kan je de referenties bepalen van de mogelijkheden vanuit de eigen organisatie. Vanuit het budget valt in principe ook al een superformule te componeren.”
Hoe bepaal je dan de referentieprijs? “Hiervoor heb je een heel palet aan bronnen”, reageert Van Dorth. “Je kunt voorgaande offertes gebruiken, die je naar het huidige prijsniveau kan brengen. Daarnaast kan je op internet ook al veel informatie verzamelen. Bij de Belastingdienst hebben we daarnaast marktanalisten, die we kunnen inschakelen. Er zijn tevens verschillende bureaus die je als inkoper verder kunnen helpen. Of denk bijvoorbeeld aan beurzen, waar je ook informatie over prijzen kunt verzamelen.”
Eerst schaduwdraaien
Is de formule moeilijk onder de knie te krijgen? “Het kost tijd”, geeft Van Dorth toe. “Ik adviseer inkopers altijd om eerst te schaduwdraaien. Gebruik je bekende gunningsmethodiek en ga op de achtergrond met de superformule aan de gang. Vaak zie ik dat na twee keer schaduwdraaien de inkoper de systematiek in de vingers heeft. Daarna lukt het om de methodiek in 1,5 uur in een aanbesteding te zetten.”
Beste Ramon, 14% van de gunningen was een 'single bid'. 40% heeft gewonnen op zowel prijs en kwaliteit. Bij 22% (!) was alleen de kwaliteit doorslaggeven en bij 24% was de prijs doorslaggevend. Het betrof voornamelijk ICT-aanbestedingen. Gemiddeld 30% betere prijsstellingen dan de gekozen referenties (bekend en huidig niveau) met gemiddeld 18 basispunten betere kwaliteit. Zeer bevredigende resultaten!
Volgens mij staat er dat er meer dan 150 verschillende bedrijven hebben ingeschreven, niet dat er in totaal 150 inschrijvingen waren. Ik kan me heel goed voorstellen dat er veel bedrijven zijn vaker meedoen dan alleen één enkele aanbesteding bij de belastingdienst.
Beste Pieter, 100 gunningen met 150 inschrijvingen....dit betekent dus dat je 50 gunningen had waarbij slechts 1 inschrijver was. Hoe kun je dan beweren dat de Superformule een succes is?!
Beste Niek, Dit is een herkenbare vraag die door veel inkopers gesteld wordt: "Begrijpen de inschrijvers deze gunningstechniek?". Uit reacties van inschrijvers kan ik tot nu niets anders concluderen dat zij de techniek goed doorgronden. We hebben ruim 100 gunningen mogen realiseren met deze techniek, waarbij meer dan 150 verschillende bedrijven hebben ingeschreven. Er worden over deze techniek zeer weinig vragen gesteld in de Nota van Inlichtingen. Als er vragen zijn, dan zijn deze in de orde van: "Hebben wij goed begrepen dat....", met ons antwoord: "Ja, dat heeft u goed begrepen." Van inschrijvers krijgen wij ook terug dat zij het waarderen dat hun offerte (qua het verkrijgen van punten) niet afhankelijk is van een concurrent inschrijver, een karakteristiek van een absolute score-techniek. Ook krijgen wij reacties in de trant van: "We zijn in staat om een goede propositie te doen, waarbij wij goed de gevraagde kwaliteit en prijs met elkaar kunnen afwegen. De ondersteunende grafische waargave in de EMVI-grafiek wordt hierbij als prettig ervaren." Onder de motorkap van de Superformule zit uiteraard wiskunde. Een gunningssystematiek, hoe eenvoudig deze ook is, is per definitie wiskunde. Zie hier de vakliteratuur over de diverse gunningssystematieken. Het volledig doorgronden van deze rekenregels verschilt wel per marktsegment. Professionele bid-teams hebben hier geen enkele moeite mee. Bij marktsegmenten waarbij bijvoorbeeld de directeur tevens met zijn benen in het werkveld staat is dit anders. Daarentegen helpt de visualisatie (grafiek) deze partijen om een goede propositie te doen. Een inschrijver (kleine partij) noemde: "Ik wordt veelal nummer 6 of 7 in rangorde, maar nu ben ik nummer 3 en zie nu mogelijkheden om in de toekomst een tender te winnen!" Kortom, onze ervaring is dat inschrijvers zeer goed met deze gunningssystematiek uit de voeten kunnen.
Als deze gunningsmethode beter is dan wat je nu doet dan is de tijd om het je aan te leren geen argument om het niet te doen. We willen het morgen toch beter doen dan vandaag? De EMVI-Superformule kan winnaars aanwijzen die lineaire formules onmogelijk kunnen aanwijzen. Deze methode is ook zeer geschikt wanneer het palet van wensen groter is dan het budget kan dragen. De aanbieders kunnen zich dan richten op die wensen waarin ze het beste zijn. Daarmee maak je verschillende oplossingsrichtingen mogelijk. Lineaire formules lokken de aanbieders naar Qmin of Qmax, met een lage resp. hoge Prijs. De EMVI-Superformule lokt de aanbieders naar een PQ-combinatie waarbij de zowel de financier als de initiatiefnemer blij van worden. Overigens: bij de EMVI-Superformule wordt er niet geld omgerekend naar een puntensysteem.
De vragen die bij mij rijzen: als het de inkoper al veel tijd kost om het onder de knie te krijgen. Hoeveel tijd kost het de inschrijver? En snapt hij het dan ook? En kan hij ook zijn kansen op een juiste manier inschatten om de tender te winnen? Wat is de reden om geld om te rekenen naar een puntensysteem?
