Inloggen
Login met InkopersCafé account Account aanmaken

Premium logo's

Premium logo's

Premium partners

Sidebar premium

Sidebar premium

Gold partners

Sidebar gold

Sidebar gold

Silver partners

Sidebar silver

Sidebar silver
24
10
18
Theo van der Linden
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Door Theo van der Linden
Dossier: Column
Soort:

Tenderkostenvergoeding? Een onoplosbaar probleem

Tenderkostenvergoeding? Een onoplosbaar probleem

In de Volkskrant van afgelopen zaterdag spreekt Arjan Peters zijn verbazing uit over het feit dat de jaarlijkse prijs van de Maatschappij der Nederlandse letterkunde voor het beste academische artikel naar een artikel ging dat in het Engels (kinderengels volgens Peters) geschreven was: “Mapping the demographic landscape of characters in recent Dutch prose; a quantitative approach to literary representaton’.

Ook van de inhoud is Peters niet onder de indruk: “In 22 pagina’s melden de auteurs dat ze 170 Nederlandstalige romans hebben gelezen, en dat daarin 1176 personages voorkwamen. En wat denk je? Blanke westerse mannen schrijven vaak vanuit blanke westerse mannen, blanke westerse vrouwen meer vanuit blanke westerse vrouwen. Personages van niet-Nederlandse afkomst zijn in de minderheid. Of er een verband is tussen schrijvers en personages durven de wetenschappers niet te zeggen. ‘This is only speculation.’”

Hetzelfde gevoel bekroop mij toen ik de zojuist gepubliceerde Handreiking Tenderkostenvergoeding doornam. Allereerst vraag ik mij af waarom er over ‘tenderkosten’ gesproken wordt. Het gaat volgens mij om de kosten die een inschrijver maakt, dus het woord ‘inschrijfkosten’ lijkt mij veel meer voor de hand liggen. Dat is nog een Nederlands woord ook. Bovendien is het mij een raadsel waarom dit soort zaken altijd pompeus ambtenarenjargon moet bevatten. Wat vind je van de afsluiting:
“Het verdient tenslotte aanbeveling het toepassen van tenderkostenvergoeding nu eerst binnen de aanbestedingspraktijk zelf, op juiste wijze op te pakken en deze toepassing vervolgens te evalueren. Naar aanleiding van de daarmee opgedane ervaring kan vervolgens bezien worden of verdere uitbreiding/uitwerking (zoals in regelgeving en met behulp van concrete nieuwe voorbeelden of modellen) op het punt van tenderkostenvergoeding noodzakelijk is, waarbij dan relevante partijen betrokken zullen worden.” Pfffff.

Het uitbrengen van een offerte is al eeuwen lang een onderdeel van het zaken doen. Ondernemers calculeren dit in. Wat is er nu misgegaan bij aanbestedingen in Nederland? Dat is dat aanbestedende diensten steeds grotere inspanningen zijn gaan vragen van ondernemers die inschrijven. Neem bijvoorbeeld de bouw. De laatste jaren vragen aanbestedende diensten aan inschrijvers om een communicatieplan in te leveren bij hun inschrijving. Hoe gaat het bedrijf om met stremmingen, met de omwonenden, met de verkeersgebruikers etc etc? Aannemers kwamen met leuke ideeën, bijvoorbeeld het gebruik van tweets bij stremmingen, een webcam op het werk, timelapse-filmpjes, een facebookpagina waarop elke dag de voortgang gemeld wordt en, vooruit, een voorlichtingsavond en brieven in de bus bij de omwonenden. Vooral grote aannemers wisten met behulp van ingehuurde tekstschrijvers hier goed op te scoren. Op een gegeven moment ben je echter uitgedacht. Dan bestaat er een optimaal communicatieplan met zowel inzet van nieuwe media, als de gewone traditionele voorlichtingsavonden. Waarom dan niet dat optimale plan gewoon als eis opnemen in de aanbestedingsstukken en het over een jaar weer eens als gunningscriterium opnemen?

Nog een voorbeeld. De schoonmaakbranche is de afgelopen jaren doodgegooid met BVP-aanbestedingen. Denken aanbestedende diensten nu echt dat er elke week nieuwe revolutionaire innovatieve ontwikkelingen zijn op het gebied van schoonmaak? Dat er maandelijks nieuwe risico’s en kansen te bedenken zijn op schoonmaakgebied? En dat het kantoorgebouw van gemeente X qua schoonmaak volstrekt uniek is ten opzichte van het kantoorgebouw van gemeente Y? Welnee, het enige dat je met BVP bevordert is dat de top vijf schoonmaakbedrijven met hun tekstschrijvers beter scoren dan de kleinere schoonmaakbedrijven die het voor het eerst doen.

De oplossing is niet om inschrijfkosten te reguleren en in modellen of concepten proberen te vatten maar om ze terug te dringen. Als je dat wilt moet je beginnen aan de basis. Waarom zijn ze zo hoog? Aanbestedende diensten zouden veel terughoudender moeten zijn bij het opnemen van gunningscriteria. Is iets echt onderscheidend, prima, maar wat veel aanbestedende diensten tegenwoordig vragen gaat echt de perken te buiten. Ik zie soms aanbestedingen in het sociaal domein waarin de inschrijvers gevraagd wordt een aantal casussen uit te werken. Dat kost de inschrijvers heel veel tijd en er gaat ook nog eens heel veel mis. De uitwerking van die casussen moet namelijk door een deskundige beoordelingscommissie beoordeeld worden en dat leidt heel vaak tot problemen. En dat geldt echt voor bijna alle branches. Een rechter in Rotterdam verzuchtte ooit dat het leek of aannemers beter moesten kunnen schrijven dan bouwen…

De afgelopen maanden waren er rechtszaken over de beschrijving van het woord gastvrijheid (“tevens missen we aandacht voor de bouwkundige- en inrichtingsaspecten van de entree- en ontvangstruimte”), de achtervang bij taxatie-opdrachten (“Gelijk Provincie Fryslân heeft betoogd, is niet beschreven dat en op welke wijze de achtervang in geval van afwezigheid of ondercapaciteit op de hoogte is of wordt gebracht van lopende taxaties, maar blijkt hooguit dat de achtervang daarvan op de hoogte kan zijn”) en de regie-rol (“Het kan wel de bedoeling van PerspeKtief zijn geweest de regie ten aanzien van de zorg tot uiting te brengen en PerspeKtief schrijft dat ook met zoveel woorden op, maar uit (het vervolg van) de inschrijving volgt niet dat PerspeKtief zich daadwerkelijk actief zal opstellen of de regie neemt op de diverse relevante onderdelen”)

Als er in de aanbestedingsstukken gewoon gedefinieerd zou worden wat er door de aanbestedende dienst verstaan wordt onder ‘gastvrijheid’, ‘achtervang’ en ‘regie-rol’, kost het inschrijvers veel minder tijd. Doordat je er een gunningscriterium van maakt jaag je niet alleen de inschrijvers op kosten maar kun je ook wachten op disputen (lees rechtszaken) over de beoordeling.

Mijn punt is dat je tien commissies kunt oprichten, handreikingen schrijven zoveel je wilt, vergaderen tot je een ons weegt, maar je kunt nooit eenduidige regels bedenken voor inschrijfkosten voor alle verschillende branches en voor alle soorten aanbestedingen. Deze handreiking zet alle voors en tegens netjes op een rijtje, dat hebben de samenstellers echt uitstekend gedaan, maar ook zij kunnen dit probleem niet oplossen.

Ze schrijven dat eigenlijk ook zelf: "De meest eenvoudige wijze om te bepalen wat de tenderkostenvergoeding concreet zou moeten zijn (indien er sprake is van een tenderkostenvergoeding) is een percentage van de geraamde opdrachtwaarde op te nemen in het beleid of procesdocumentatie. Echter dit gaat voorbij aan de mate van de gevraagde inspanning en de relatieve omvang van de betreffende opdracht."

De spijker op zijn kop. Het maken van een inschrijving voor 10.000 bureaustoelen is niet meer werk dan het maken van een inschrijving voor 100 bureaustoelen. Hoe ga je daarmee om?
Je ziet ook dat het door de tijd heen fluctueert. Een paar jaar geleden deden aannemers een moord voor wat werk, en voldeden ze knarsetandend aan iedere onredelijke wens van een aanbestedende dienst. Nu de economie echter weer aantrekt mogen overheden soms blij zijn als ze überhaupt een inschrijving krijgen. Ook dat maakt dat het in mijn ogen vrijwel onmogelijk is om voor inschrijvingskosten regels of modellen proberen op te stellen.

Aanbesteden is maatwerk. Als inkopers zich een beetje verplaatsen in de belangen van de inschrijver en het allemaal niet te ingewikkeld maken, dan lijkt iedereen mij tevreden. Aanbesteden op laagste prijs is voor sommige opdrachten een prima oplossing, terwijl je voor andere opdrachten misschien wel een innovatieve inschrijving kunt verwachten en dus zult aanbesteden op beste prijs kwaliteit verhouding. En ja, als je heel veel vraagt van een inschrijver lijkt een inschrijfvergoeding op zijn plaats. Maar ja, this is only speculation.

 

Theo van der Linden
Door Theo van der Linden
Theo van der Linden is een van de meest gevraagde, zoniet de meest gevraagde, spreker over Europees aanbesteden in Nederland. De afgelopen jaren gaf hij meer dan 1000 trainingen, voordrachten en lezingen over aanbesteden bij zowel aanbestedende diensten als bedrijven. Hij is de samensteller van de bundel 'Aanbestedingsjurisprudentie in de praktijk' waarin hij commentaar geeft op ca 300 rechtszaken. Meer informatie over hem en zijn bedrijf VdLC vindt u op www.aanbesteding.nl

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.