Magnifying glass Close

Tijd voor Inkoopcontrolling

De inkoopwereld binnen overheidsinstellingen is volop in beweging. De economische crisis, budgetten die al jaren naar beneden bijgesteld worden, “meer doen met minder geld”… Langzaam maar zeker wordt duidelijk dat naast vermindering van het aantal ambtenaren, ook een goed en professioneel inkoopproces een bijdrage kan en moet leveren aan taakstellingen op het gebied van kostenreductie. Dit vraagt om een nieuwe benadering van aanbesteden. En om inkoopcontrolling.

Focus op besparingen
Het begint bij het opstellen van een aanbestedingskalender, die niet alleen gericht is op rechtmatigheid, maar ook op het realiseren van besparingen. Hiervoor zijn een aantal informatiebronnen nodig en dient sturing gegeven te worden aan het realiseren van de taakstelling met betrekking tot kostenreductie:

  • Een systeem waarmee de inkoopuitgaven “met een druk op de knop” inzichtelijk zijn (spendanalyse);
  • Een centrale contractenbank (contractbeheer);
  • Een aanbestedingskalender met (toekomstige) inkoopprojecten.

Vanaf de start van een aanbesteding is de belangrijkste focus: het daadwerkelijk behalen van financieel resultaat; niet alleen op papier, maar aantoonbaar, aanwijsbaar. Uiteraard met inachtneming van alle interne en wettelijke kaders. Deze focus op de financiële kant van inkopen is bijzonder. Waar rechtmatigheid vaak de boventoon voert bij overheidsorganisaties, is hier nadrukkelijk doelmatigheid op de voorgrond gezet.

Sturing op het realiseren van voordelen kan worden gerealiseerd door:

  • een Inkoopstuurgroep die sturing geeft aan het realiseren van de inkooptaakstelling;
  • een besluit op bestuursniveau waarin is vastgelegd op welke wijze met inkoopresultaten wordt omgegaan;
  • het inzetten van een inkoopcontroller die periodiek rapporteert over behaalde resultaten.

Spagaat
Hier komt de rol van een inkoopcontroller om de hoek kijken. Bij het realiseren van inkooptaakstellingen wordt veel discussie gevoerd tussen inkoopadviseur en budgethouder over beschikbare budgetten, aanbestedingsresultaat, inkoopvoordeel en het daadwerkelijk verwerken van die voordelen. En dat is logisch: de inkoopadviseur zit namelijk in een pijnlijke spagaat. Aan de ene kant coördineert hij de inkopen binnen de organisatie en adviseert hij hoe een budgethouder de beste prijs/kwaliteitverhouding krijgt door het toepassen van een goede inkoop- en aanbestedingsstrategie. Aan de andere kant “pakt hij het budget ook af”.

Rol van de inkoopcontroller
Daarom is hier functiescheiding noodzakelijk: Inkooptaakstellingen dienen te liggen bij de budgethouder en niet bij de inkoopadviseur. Een inkoopcontroller ondersteunt (vanuit Concern Control / Financiën) budgethouder en inkoopadviseur met financiële kennis van budgetten. Dit om vooraf duidelijkheid te geven in beschikbare budgetten en achteraf te controleren of gemaakte afspraken over inzet van middelen worden nagekomen, en inkoopresultaten conform het bestuursbesluit toe te wijzen.

Hoe gaat dit in zijn werk? Om een inkoopresultaat te bepalen dient vóóraf vastgesteld te worden wélke projecten gedaan worden om de taakstelling te realiseren. Bij vastlegging van de inkoopprojecten wordt ook het beschikbare budget meegenomen, inclusief kostenplaats, – soort en code. Hiermee is vóóraf inzichtelijk gemaakt wat de scope is. Dit dient geaccordeerd te worden door een inkoopcontroller. Hiermee voorkom je onnodige discussie tussen budgethouder en inkoopadviseur over de hoogte van het budget én het vormt de basis voor het bepalen van het resultaat achteraf.

Na contractering van de (nieuwe) leverancier wordt het inkoopresultaat berekend. Op het eerste gezicht lijkt dit een eenvoudige berekening die de inkoopadviseur kan uitvoeren. Het is echter een stuk ingewikkelder. Betreft het een investering of is het een exploitatiebudget? Vanaf welk moment wordt een voordeel (of nadeel) toegerekend aan een taakstelling, voor welke periode? Indien er een voordeel is behaald op een investering, is er dan wel sprake van een inkoopresultaat? Is er sprake van subsidies of wellicht heffingen (belastingen)? Al met al ingewikkelde financiële stromen waaruit het daadwerkelijke inkoopresultaat gedestilleerd wordt. Gelukkig is een inkoopcontroller daarvoor geëquipeerd.

Realisatie?
Het daadwerkelijk “grijpen” van de financiële resultaten is moeilijk. Inkooptaakstellingen worden als bedreigend ervaren, inkoopondersteuning is gewenst. Maar van de centen moet iedereen afblijven.
Wil de overheid ook ombuigingen realiseren door haar inkoopuitgaven te reduceren, dan dient dit te worden ondersteund door inzet van een specialist: de inkoopcontroller.

Partner van Aanbestedingscafé
Partner van Aanbestedingscafé

Reacties

Partner van Aanbestedingscafé
Sluiten

Inloggen met

of met e-mailadres