Vroegtijdig leveranciers betrekken leidt tot betere ICT-aanbestedingen

In de private sector is het heel gewoon: leveranciers vroegtijdig betrekken bij het inkoopproces. Bij publieke inkoop gebeurt dit veel minder vaak. Dat is jammer, want early supplier involvement kan veel voordelen opleveren bij ICT-aanbestedingen in het publieke domein. Dat concludeert Jeroen Arentsen in zijn afstudeerproject dat hij uitvoerde bij Supply Value. Zijn scriptie werd eind maart bekroond met de Sourcing Nederland Scriptieprijs 2020.

Arentsen baseert zijn conclusies op literatuuronderzoek en een uitgebreide vragenlijst waarop meer dan 150 ICT-inkopers, actief in het publieke domein, reageerden. De belangrijkste uitkomst: leveranciers door middel van marktconsultaties betrekken levert effectievere, en dus betere aanbestedingen op. Door een marktconsultatie in te zetten kunnen inkopers hun uitvraag beter specificeren. Early supplier involvement biedt niet alleen voordelen voor inkopers, ook leveranciers hebben er baat bij. Inkopers zijn namelijk geneigd leveranciers te betrekken die ze al kennen. Dat zijn bijvoorbeeld leveranciers die eerder al eens deelnamen aan een marktconsultatie. Kortom, het loont voor inkoper én leverancier om in de pre-tenderfase samen te werken, vooral bij de inkoop van complexe IT-zaken zoals cloudoplossingen en de inhuur van ICT-personeel.

Complex en onzeker
De inkopers die deelnamen aan het onderzoek zijn voor het grootste deel werkzaam bij gemeenten en het Rijk. Zij betrekken leveranciers vooral bij complexe inkoopopdrachten, waarbij de technologische onzekerheid en leveringsonzekerheid hoog zijn. Dat is iets wat vaak bij ICT-inkoop komt kijken. Volgens Arentsen maakt het de ICT een interessante sector. “De ontwikkelingen volgen elkaar razendsnel op. Het is voor inkopers niet altijd eenvoudig om ontwikkelingen in de ICT bij te houden. Juist daarom is het handig om leveranciers te betrekken, die kunnen je als inkoper op de hoogte brengen van al die ontwikkelingen.”

Arentsen ontdekte een positieve relatie tussen het betrekken van leveranciers en de effectiviteit van de aanbesteding. Daarnaast keek hij naar het effect als er geen procedure, zoals een marktconsultatie, werd toegepast. Dat blijkt een negatief effect te hebben op de kwaliteit van de aanbesteding. Kun je daaruit concluderen dat het dan aan te raden is altijd te kiezen voor een marktconsultatie? “Nee, zeker niet”, zegt Arentsen. “Als je als ICT-inkoper precies weet wat de markt te bieden heeft is het niet zo zinvol. Maar als je niet goed op de hoogte bent van de laatste technologische ontwikkelingen, dan wel. Je kunt dan een betere uitvraag in de markt zetten.” Arentsen keek bij zijn onderzoek alleen naar ICT-inkoop in het publieke domein, maar het zou kunnen dat zijn bevindingen ook relevant zijn voor andere sectoren. “Dat zou dan wel een sector moeten zijn die dezelfde uitdagingen kent, waarin heel veel gebeurt en waarin die technologische onzekerheid ook aanwezig is”, zegt hij.

Het is voor inkopers niet altijd eenvoudig om ontwikkelingen in de ICT bij te houden. Juist daarom is het handig om leveranciers te betrekken.

Jeroen Arentsen, Procurement Consultant Supply Value

Inkopers mijden risico’s
Niet elke inkoper die deelnam aan het onderzoek was enthousiast over het betrekken van leveranciers. Hij kreeg regelmatig de reactie: “Dat mag helemaal niet.” Of: “Dat past niet bij onze organisatie.” Volgens Arentsen spelen inkopers in het publieke domein liever op zeker, uit angst voor een rechtszaak of onrechtmatige aanbesteding. “Dat zit in de cultuur. In de private sector kun je de leverancier bellen. Die komt dan gewoon langs en die kijkt mee met je ontwerp. In de publieke sector gebeurt dat veel minder, daar kiezen inkopers meestal voor zekerheid en wordt er weinig gebruik gemaakt van de ruimte die er is.” Hij vermoedt dat inkopers lang niet altijd op welke manieren zij leveranciers kunnen betrekken tijdens de pre-tender fase. Of wat er mogelijk is met niet-standaard aanbestedingsprocedures, zoals de concurrentiegerichte dialoog, mededingingsprocedure met onderhandeling of een innovatiepartnerschap.

Hoe kun je als inkoper dan wél leveranciers betrekken, zonder dat risico te lopen? Dat kan op twee manieren. Een inkoper kan de markt in de pre-tender fase betrekken via een marktconsultatie en/of eigen deskresearch. Uit het onderzoek van Arentsen bleek dat vooral de marktconsultatie veel wordt toegepast door inkopers. Door middel van deskresearch kan een inkoper zelf nagaan wat verschillende leveranciers te bieden hebben. “Je betrekt de leverancier op deze manier natuurlijk veel minder dan wanneer je in gesprek gaat”, zegt Arentsen. Een tweede mogelijkheid is toepassing van de niet standaard aanbestedingsprocedures. “Binnen die procedures is veel interactie met leveranciers mogelijkheid, ook face-to-face in plaats van via papier. Toch worden deze niet-standaard procedures bijna nooit toegepast. Inkopers kiezen vaak voor de standaard openbare of niet-openbare aanbesteding waar die face-to-face-interactie niet in zit.”

In de publieke sector moeten inkopers alles volgens de regels doen. Ze zitten daardoor veel meer vast aan aanbestedingsprocedures.

Jeroen Arentsen, Procurement Consultant Supply Value

Van privaat naar publiek
Arentsen voerde zijn afstudeeronderzoek uit bij Supply Value. Voor hij daar startte had hij vooral interesse in de industrie en de private sector. Aanvankelijk wilde hij daar onderzoek naar doen, maar gaandeweg kwam hij uit bij ICT-aanbestedingen in de publieke sector. Dat was vrijwel helemaal nieuw voor hem. Toch won hij eind vorige maand de Sourcing Nederland Scriptieprijs. De jury prijst zijn onderzoek omwille van de relevantie, het gedegen literatuuronderzoek en de duidelijke conclusies die Arentsen trekt. Zelf had hij niet verwacht zulke goede resultaten te boeken. “Dat het zo zou uitpakken wist ik ook niet. Maar ik heb nauw contact gehad met mijn begeleiders, zowel bij Supply Value als de universiteit en iedereen wilde graag helpen. Dat motiveerde me enorm.”

Arentsen werkt inmiddels als Procurement Consultant bij Supply Value. Of hij zich bezig wil blijven houden met publieke inkoop van ICT-middelen weet hij nog niet, maar zijn interesse is door zijn afstudeeronderzoek wel toegenomen. “Nu ik een paar keer via Supply Value bij een overheidsorganisatie heb gewerkt vind ik die maatschappelijke waarde ook erg interessant”, vertelt hij. Zijn afstudeeronderzoek krijgt bovendien nog een staartje. Hij wil workshops organiseren om verder uit te zoeken welke invloeden spelen bij early supplier involvement in publieke inkoop.

En hij mag de studiereis die bij het winnen van de scriptieprijs hoort nog gaan maken. Een reis naar Japan, dat lijkt hem wel wat. “Early supplier involvement komt van oorsprong uit de Japanse automotive. Ik zou het wel gaaf vinden om daarheen te gaan.” Of misschien juist de andere kant op, richting Caribisch Nederland, om daar vanuit de Nederlandse overheid workshops te geven. “Het moet een avontuur worden, maar het moet natuurlijk ook wel verdieping en kennisdeling meebrengen!”

Aanbevelingen voor de praktijk
Ga je binnenkort aan de slag met een ICT-aanbesteding? Laat je dan op weg helpen met deze aanbevelingen van Supply Value, gebaseerd op het onderzoek van Jeroen Arentsen:

• Pas bij publieke inkoop van ICT een marktconsultatie toe, zeker als je cloudoplossingen inkoopt, kijkt naar de inhuur van ICT-personeel of een aankoop wilt doen met hoog leveringsrisico;
• Kies voor een interactieve marktconsultatie omdat deze het meeste voordeel biedt t.a.v. efficiëntie;
• Betrek de markt waar het kan. Leveranciers niet betrekken levert geen voordelen op, ook niet op het gebied van efficiëntie.

Meer weten over het onderzoek van Jeroen Arentsen en Supply Value? Lees het Supply Value whitepaper ‘Leveranciers vroegtijdig betrekken bij ICT-aanbestedingen binnen het publieke domein’ of neem contact op met Jeroen Arentsen via [email protected].

Supply Value is Premium Partner van Aanbestedingscafe.nl.