Recensie: Whitepaper Succesvol implementeren e-aanbesteden  

Met ingang van 1 juli 2017 zijn overheidsinstellingen verplicht hun gehele aanbestedingsprocedure elektronisch te laten verlopen. Niet alleen de publicaties en de communicatie, maar ook de beoordelingen en overige activiteiten. Toch zijn veel overheidsorganisaties nog niet klaar voor wat in de volksmond e-aanbesteden of e-tendering wordt genoemd. Met de publicatie van hun whitepaper ‘Succesvol implementeren e-aanbesteden’ probeert leverancier Negometrix aanbestedende diensten op weg te helpen.

Kans in plaats van bedreiging
De vraag waarom een groot deel van de overheidsorganisaties nog niet tot aanschaf van een aanbestedingsapplicatie is overgegaan is (nog) niet duidelijk. Toch mag je aannemen dat het opzien tegen het implementeren van de applicatie een van de redenen zou kunnen zijn. De overheid die de laatste jaren geregeld de pers heeft gehaald met mislukte automatiseringsprojecten, heeft daarbij de schijn tegen. Toch zou implementeren minder moeite hoeven te kosten als je het whitepaper van Negometrix leest. Het document kenmerkt zich door een positieve insteek, een verzorgd, duidelijk taalgebruik en ziet e-aanbesteden (ook wel elektronisch aanbesteden of e-tendering genoemd) als een kans in plaats van een bedreiging. Je leest zo soepel door het document heen, dat er je bijna zin in krijgt om al je aanbestedingen volledig digitaal te laten verlopen.

Klant centraal 
Negometrix kiest er in haar whitepaper voor de klant centraal te stellen bij het implementeren. Daar is zeker wat voor te zeggen. De klant, verspreid over heel veel verschillende organisatieonderdelen, heeft in tegenstelling tot de inkoopafdeling niet dagelijks te maken met het e-aanbesteden. Van daaruit redenerend is het aannemelijk dat bij de klant ook de meeste weerstand zal zitten. Door het maximaal faciliteren van de klant met een goede en gebruiksvriendelijke aanbestedingstool versterkt de inkoopafdeling zijn eigen rol als dienstverlener. De klant en zijn behoeften zijn richtinggevend en de softwareapplicatie en de inkoopafdeling zijn daarbij ondersteunend.

Voordelen e-aanbesteden
In deze whitepaper staat Negometrix uitgebreid stil bij de voordelen van het e-aanbesteden, terwijl de mogelijke valkuilen niet onbenoemd blijven. E-aanbesteden bespaart aantoonbaar tijd bij het doorlopen van het aanbestedingsproces voor zowel interne klant, leveranciers als inkoopafdeling. Met behulp van scenario-analyse kan je de gevolgen van aanpassingen in wegingsfactoren en beoordelingscijfers doorrekenen en deze direct met de klant bespreken. Voor de verslaggeving richting accountant is het belangrijk te weten dat je met een aanbestedingstool de audittrail automatisch kunt bijwerken en deze dus ook direct kunt aanleveren. Tenslotte ondersteunt het gebruik van een aanbestedingstool ook de besluitvorming die het gevolg is van de beoordelingen.

Oordeel
Het whitepaper ‘Succesvol implementeren e-aanbesteden’ behandelt in 16 pagina’s de argumenten die je bij de implementatie van e-aanbesteden kunt gebruiken richting management en klant. Daarnaast komen ook de verschillende valkuilen aan bod en worden daarvoor oplossingen aangedragen. De belangrijke rol van ICT bij de implementatie wordt middels een overzicht van tien punten slechts summier behandeld en dat is jammer. Zeker omdat tijdige inschakeling van ICT de kans op een succesvolle implementatie vergroot. De verdere uitwerking van de implementatie via een plan van aanpak had eveneens wat uitgebreider gemogen. Over het algemeen overheerst echter wel de conclusie dat het whitepaper voldoende aanknopingspunten biedt voor een succesvoller implementeren van e-aanbesteden.

Beoordeling

• Lezen: ja of nee? Ja.

Het whitepaper ‘Succesvol implementeren e-aanbesteden’ is hier gratis te downloaden op de site van Negometrix. De link aanklikken en je krijgt direct het document beschikbaar.