Best Value Procurement

Best Value Procurement (BVP) of prestatieinkoop gaat over het faciliteren van de best presterende leverancier. Het is een inkoopmethodiek waarbij de inschrijvingen worden gewaardeerd op de meeste waarde voor de laagste prijs. De methodiek is ontwikkeld door de Amerikaan Dean Kashiwagi.

Het principe dat er veel eisen gesteld moeten worden in aanbestedingen wordt met BVP losgelaten. De opdrachtgever schrijft veel minder standaarden en minimumeisen uit om de kwaliteit van de opdracht te garanderen. Het idee is dat hoe meer standaarden er worden gesteld, hoe minder ruimte er overblijft voor inschrijvers om op kwaliteit het verschil te maken.

De prestatieinkoopmethodiek vraagt om een nieuwe manier van denken over de rolverdeling tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Best Value betekent een verschuiving van ‘controleren en beheersen’ naar ‘loslaten en vertrouwen’. De opdrachtgevers faciliteert alleen, de opdrachtnemer neemt het voortouw.

Het proces van BVP bestaat uit vier deelprocessen:

1. Voorbereidingsfase
   Hierin laat de opdrachtgever zich opleiden in de methodologie, leert hij de expert herkennen en worden de projectdoelstellingen geformuleerd.
2. Beoordelingsfase
   Vervolgens moet de opdrachtgever de aanbieder vinden met de beste prijs-kwaliteitverhouding. Hierbij moet kwaliteit minimaal voor 75 procent meetellen. Er wordt veel waarde gehecht aan het risicodossier, kansendossier, prestatieonderbouwing van en interviews met de leverancier. De interviews wegen het zwaarst van alle gunningscriteria.
3. Concretiseringsfase
   In de concretiseringsfase werkt de beoogde opdrachtnemer zijn plan verder uit. Zo wordt een gedetailleerde planning opgesteld en worden de risico’s en beheersmaatregelen verder uitgewerkt. Er is in deze fase geen sprake van onderhandeling of van een aanpassing van de originele aanbieding. Mocht in deze fase blijken dat de beoogde opdrachtnemer niet aan de eisen voldoet, dan kan deze fase opnieuw doorlopen worden met de op één-na-beste inschrijving. Als de concretiseringsfase naar tevredenheid verlopen is, volgt de gunning van het contract en de uitvoering ervan.
4. Uitvoeringsfase
   In deze fase worden de prestaties van de opdrachtnemer en opdrachtgever gemeten naar aanleiding van prestatie-indicatoren. Ook worden er wekelijkse rapportages besproken.
5. Interviews
   Het doel van de interviews is om te verifiëren of de inschrijver zijn plan in de uitvoeringsfase ook kan waarmaken met de mensen die hij inzet. De interviews wegen het zwaarst van alle gunningscriteria. Dit komt omdat een voorstel nog zo goed kan zijn, maar de medewerkers van de leverancier bepalen of een project echt succesvol zal zijn. Het doel van de interviews is de medewerkers spreken die een sleutelrol vervullen bij de daadwerkelijke uitvoering van het project.

Het is daarbij de bedoeling dominante informatie boven water te krijgen. Kunnen de medewerkers pre-plannen, hebben ze een visie over de uitvoering van het project, kunnen ze risico’s identificeren en hebben ze inzicht hoe ze deze kunnen minimaliseren?

Wekelijkse rapportage
De wekelijkse rapportage die onderdeel is van deze methode, biedt de mogelijkheid afwijkingen in budget en planning te minimaliseren en te managen. Het doel van de rapportage:

• De projectbeheersing ligt bij de leverancier.
• Afwijkingen worden sneller en duidelijker gerapporteerd.
• De afwijkingen zijn historisch vastgelegd.
• De verantwoordelijkheden worden geïdentificeerd en ook de projectdeelnemers die hun verantwoordelijkheid niet nemen.

BVP in aanbestedingen
Best Value is geen aanbestedingsprocedure, zoals de meervoudig onderhandse procedure. Het is een manier van denken en werken. Natuurlijk moeten de aanbestedingsprincipes van transparantie, objectiviteit en non-discriminatie wel worden meegenomen in het proces.

Bronnen

• Inkopen voor Dummies (2e druk)
• PIANOo