Contractbeheer

Bij contractbeheer richt contractmanagement zich vooral op het inzichtelijk krijgen van alle afspraken die met leveranciers gemaakt zijn. Daarbij gaat het om het boven tafel krijgen van alle contracten. Ook kan het gaan om het puur fysiek beheren van de afgesloten contracten. Een contractbeheerder zorgt dan voor een juiste archivering van de desbetreffende documenten. Zeker in organisaties die aanbestedingsplichtig zijn, zijn dit lijvige dossiers. Alle relevante stukken (programma van eisen, nota van inlichtingen, offerte etc.) worden aan het contract gehecht.

Hier spelen contractbeheerselementen een belangrijke rol. Welke gegevens uit contracten heb je nodig om een overzicht en grip te krijgen? Dat zijn zaken als ingangsdatum, looptijd, opzegtermijn, verlenging, contracteigenaar, het ‘actief’ zijn van een contract (worden er nog bestellingen onder geplaatst?), contactpersonen, procedures, rapportages etc.

De meeste contractmanagementsystemen (software) zijn vooral gericht op het inzichtelijk maken van de bovengenoemde beheerselementen. Probleem is echter vaak dat de prestaties van de eigen organisatie, zoals bestelmomenten en betalingsgedrag, niet voldoende in het dashboard worden meegenomen. Zo kun je dan een leverancier aan willen spreken op te late levering, terwijl het probleem feitelijk binnen de eigen organisatie is ontstaan door een te late bestelling.

Binnen veel organisaties die iets met contractmanagement willen gaan doen, heerst de gedachte dat men eerst het contractbeheer op orde moet hebben alvorens men kan overgaan tot het management van die contracten. Maar niets is minder waar. Je hebt slechts één contract nodig om deze ook te kunnen gaan managen.

Fred Wittmaekers

Over de auteur
Fred Wittmaekers

Directeur InkoopAcademie; inkopen met business focus