Onderhands aanbesteden

Bij een openbare aanbesteding gaat het meestal om vrij grote opdrachten. Gaat het om een kleinere opdracht, dan wordt er vaak maar een beperkt aantal leveranciers of aannemers uitgenodigd om een offerte in te dienen. Dit wordt ‘onderhands aanbesteden’ genoemd.

Er zijn twee soorten onderhandse aanbestedingsprocedures:

1. Enkelvoudig onderhands aanbesteden. Dit houdt in dat de opdracht rechtstreeks aan één leverancier wordt gegund, die op basis van een offerteverzoek een aanbieding heeft ingediend. Enkelvoudig onderhands wordt ook wel ‘gunning uit de hand’ genoemd.
2. Meervoudig onderhands aanbesteden. Bij deze procedure is er geen voorafgaande bekendmaking en wordt er een beperkt aantal van minstens twee ondernemers tot inschrijving uitgenodigd.

Een aanbestedende dienst is, volgens artikel 1.4 lid 1, verplicht om door middel van objectieve criteria de keuze voor een enkelvoudig of meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedure te bepalen om binnen deze procedures de keuze voor de te selecteren ondernemer(s) te bepalen. 

Een onderhandse procedure kan sneller worden doorlopen dan de openbare aanbesteding. Een openbare aanbesteding vraagt veel tijd, administratieve en juridische begeleiding.

De volgende stappen moet je ondernemen voor een meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedure:

1. Behoeftebepaling: de behoefte wordt bepaald en er worden (strategische) doelstellingen vastgesteld.
2. Opstellen opdrachtbeschrijving: in de opdrachtbeschrijving staan het doel, de eisen en de wensen aan de levering of dienstverlening. Op basis hiervan wordt aan de ondernemers gevraagd om een offerte in te dienen.
3. Marktonderzoek en selectie leveranciers: de selectie van leveranciers moet plaatsvinden op basis van objectieve criteria. Deze criteria moeten proportioneel zijn ten opzichte van de opdracht.
4. Toezenden offerte-aanvraagdocument: bij voorkeur wordt dit elektronisch verzonden.
5. Beantwoorden vragen van ondernemers/pre-bid meeting: ondernemers kunnen soms nog vragen hebben over de offerteaanvraag. De vragen en antwoorden moeten aan de ondernemers die een offerteaanvraag hebben gekregen worden verstrekt. Dit kan ook geanonimiseerd. Het kan slim zijn om bij sommige opdrachten de ondernemers uit te nodigen voor een rondleiding of een schouw.
6. Ontvangst offertes: in de offerteaanvraag staat tot wanneer de offertes kunnen worden ontvangen. Voor deze deadline worden de offertes niet bekeken.
7. Beoordeling offertes en opstellen gunningsadvies: de offertes worden beoordeeld op basis van de criteria die in de offerteaanvraag waren genoemd. Offertes mogen niet worden gebruikt voor een onderhandelingsronde.
8. Testen en demonstraties: soms moet apparatuur getest worden voordat tot aanschaf over kan worden gegaan. Zo’n test kan onderdeel uitmaken van de gunningsprocedure. Er kan alleen worden getest bij de ondernemer die uit de eerste (papieren) beoordeling bovenaan staat. Wordt de test niet goed doorlopen, dan kan dit bij de tweede beoordeelde ondernemer worden uitgevoerd.
9. Gunningsmededeling aan de inschrijvers: dit is een belangrijk besluit. Een overeenkomst komt, in juridische zin, tot stand door een rechtsgeldig aanbod door één partij en de aanvaarding daarvan door de wederpartij. In de Aanbestedingswet staat dat een gunningsmededeling alle redenen moet bevatten waarom een offerte toegewezen of afgewezen is. Bij complexe aankopen kan het slim zijn om eerst alleen het voornemen tot gunning uit te spreken en een bezwaartermijn te hanteren. Zo is er niet direct een overeenkomst en kan men tot een bepaalde tijd nog een bezwaar indienen.
10. Contractmanagement: zodra de overeenkomst gesloten is, moet erop worden toegezien of er ook wordt geleverd wat er is gezegd. In het geval van dienstverlening kan het noodzakelijk zijn dat tijdens de hele looptijd de kwaliteit van de levering gecontroleerd wordt.

Bronnen:

• MKB Servicedesk
• Wikipedia